105:This article is not in any of the categories allowed for display!

Nytt ERP-system, nytt hjerte

Sentralt for GC Rieber var det å finne en leverandør og et system som kunne legge til rette for prosesser som foregår både på tvers av selskaper i konsernet GC Rieber og i det enkelte selskap. Microsoft Dynamics AX er et forretningssystem som håndterer organisasjoner som er både konsern og et konglomerat av selskaper på samme tid, slik som GC Rieber.

Ingen toppstyrt prosess
Og det var ute i forretningsenhetene det hele startet. I økende grad opplevde de ansatte behov for et mer fleksibelt og oppdatert system. Mangel på presis informasjon, og det å måtte gjøre flere operasjoner om og om igjen, var årsaken til ønsket om ny løsning i GC Rieber.

Likevel kan det oppleves tungt å skulle skifte ut det systemet man er kjent med over tid. Det kan være som å skulle bytte ut den gamle Forden som du kjenner alle lyder og triks med. Men etter hvert som hostingen tiltar, og venner ikke lenger vil sitte på med deg, er det på tide med ny bil. Slik er det også med forretningssystemer som styrer kjerneprosessene i virksomheten din. De må ikke utgjøre en sikkerhetsrisiko, men sørge for at du kommer effektivt dit du skal.

“Et komplekst konsern” blir GC Rieber gjerne omtalt som, selskapet som gjennom generasjoner har drevet næringsutvikling i Norge og globalt. Nå skal konsernet ta i bruk et forretningssystem som kommer til å endre hverdagen både for ansatte og kunder. Dette er også noe selskapets toppsjef ønsker å få til, å utvikle endringsevnene samtidig som leveransekraften øker.

Konkurransedyktig
– Vårt mål er at samarbeidet med Advania skal gjøre GC Rieber mer fremoverlent. Forretningssystemet er selve hjertet i en virksomhet, og mer presis og komplett informasjon gjør at vi blir effektive i arbeidsprosessene våre og dermed mer konkurransedyktig i forhold til våre konkurrenter, sier administrerende direktør Paul-Christian Rieber i GC Rieber

Store prosjekter innen eiendom og shipping er dagligdags for GC Rieber. Men å implementere ny ERP-system skjer kanskje bare hvert 10. år, eller én gang hver generasjon i det familiedrevne konsernet. Noen vil sågar sammenlikne skiftet med en hjertetransplantasjon. Det er trolig årsaken til at administrerende direktør Paul-Christian Rieber gir prosjektet viktighetsgrad 10 på en skala fra 1 til 10.

Og når GC Rieber nå gjennomfører dette prosjektet og klargjør selskapet for den moderne tidsalder, er det også med tanke på at egne ansatte skal ha et effektivt og godt arbeidsverktøy. At nytt IT-system kan møte utfordringer kjenner mange ledere til, og i GC Rieber anerkjenner man derfor betydningen av å involvere og sørge for åpen og tydelig kommunikasjon – både internt i bedriften og med leverandøren Advania.

More ...

Loomis Norge

Cash is king. Sjelden har det gamle ordtaket hatt større relevans enn her. Loomis flytter daglig store kontantbeløp for kundene sine, og bidrar til at kontanthåndtering kan foregå sikkert og effektivt i butikker, banker og ellers i samfunnet. Rune Algrøy, prosjekt- og IT-ansvarlig i selskapet, forteller at informasjonsteknologien utgjør selve kjernen i virksomheten. – De siste fire årene har vi skiftet ut 16 av 18 datasystemer, og en effektiv IT-stab på kun tre personer håndterer driften, forteller han. Loomis Norge AS er datterselskap av Loomis AB, et selskap notert på Stockholmsbørsen, og i det norske markedet for kontanthåndtering besitter de en markedsandel på rundt 35 prosent. Algrøy forteller at marginene er små, og at lønnsomhet forutsetter effektiv drift og gode rutiner. – Vi kjøper og henter kontanter hos forretninger og banker, og frakter disse til våre egne tellesentraler før kontantene selges ut igjen til banker og andre med store kontantbehov, sier han. Ved sentralene benyttes avanserte maskiner som teller, håndterer og pakker sedler og mynter, og blant annet sorterer ut slitte sedler som veksles inn hos Norges Bank.

Mennesker og grensesnitt

En av Loomis´ viktigste oppgraderinger på IT-siden er innføringen av ERP-systemet Microsoft Dynamics AX i januar 2010. Rune Algrøy innrømmer at det var på tide med en moderne og fremtidsrettet løsning.

– Det gamle systemet hadde vært i bruk i mange år, og manglet nødvendig fleksibilitet og brukervennlighet. Vi hadde behov for et system som var bedre tilpasset brukerne, med bedre håndtering av kundefakturaer og innbetalinger, og ikke minst med bedre statistikk- og rapportmuligheter. Når vi landet på denne løsningen, var det i stor grad fordi vi opplevde at leverandøren Advania forsto våre helt spesielle behov. Når man velger ERP-system, er det som å inngå ekteskap med leverandøren. Da er menneskene minst like viktige som selve systemet, samtidig som vi vektla sterkt at det er Microsoft som står for videreutviklingen av systemet, forteller han.

De fleste medarbeiderne hos Loomis arbeider i systemet via webgrensesnitt, det samme gjelder kundene. Her er de ikke redd for at bruken av webteknologi skal gå ut over sikkerheten.

– På ingen måte, denne løsningen har like høy sikkerhet som de beste nettbankløsningene. Den høye brukervennligheten i webgrensesnittet var tvert i mot en viktig årsak til at vi valgte nettopp Microsofts ERP-system, svarer han.

Sparte to årsverk umiddelbart

De hvite bilene med Loomis-logo frakter store kontantbeløp. Vekterne har ingen muligheter for å åpne koffertene med kontanter, og avansert teknologi med ulike sporingssystemer bidrar til å holde sikkerheten på høyeste nivå. Rune Algrøy mener det først og fremst er de høye sikkerhetskravene som skiller Loomis fra andre produksjonsbedrifter.

– Selvpålagte og lovpålagte revisjoner og rutiner er med å sikre at vi hele tiden ligger i forkant av de kravene kunder og myndigheter stiller. Informasjonsteknologien, med Microsoft Dynamics AX som det sentrale, utgjør kjernen i virksomheten vår. Systemet må fungere hele veien fra våre operative medarbeidere, gjennom hele produksjonskjeden og ut til funksjoner som fakturering, lønnshåndtering, statistikk, rapporter og andre beslutningsverktøy. Av sikkerhetshensyn har vi valgt å ta driftsansvaret for alle løsningene selv, og benytter flere nett og kommunikasjon med avansert kryptering for å holde et tilfredsstillende sikkerhetsnivå, forteller Algrøy.

IT-investeringene har vært store de siste årene, men så har heller ikke resultatene latt vente på seg.

–Umiddelbart etter investeringen i nytt ERP-system sparte vi betydelige kostnader på den administrative siden. Det har sammenheng med at alle arbeider enklere enn før, og at informasjonen er samlet i ett brukergrensesnitt. Med nye rapporterings- og statistikkverktøy kan vi til enhver tid se hvor mange minibanker som er fylt opp eller hvor mange sedler som er i omløp. Det gir oversikt over driften og gir oss også et bedre grunnlag for å ta riktige beslutninger, avslutter Rune Algrøy.

Loomis Norge AS er landsdekkende med 430 medarbeidere og flere pengesentraler. Årlig håndterer selskapet en kontantbeholdning på flere milliarder kroner. De siste fire årene har selskapet skiftet ut 16 av 18 IT-systemer, og tatt i bruk Microsoft Dynamics AX fra Advania som sentralt ERP-system.