XXL vokser med Microsoft Dynamics AX

– Å velge riktig forretningssystem og driftspartner er litt som å gå inn i et ekteskap. Det fordrer gjensidig tillit, langsiktighet, integrasjon og investering, sier IT-direktør Espen Terland. Som kunde av Advania, gjennom flere år med vekst og utvikling, har XXL Sport & Villmark klart å effektivisere prosesser og redusert kostnader for å sikre lave priser til kundene. 

XXL satser på lave priser og stort utvalg av kjente merkevarer. Over tolv år etter oppstarten har de etablert over 20 varehus i Norge og ekspandert utover landegrensene til Sverige og Finland. Med mange varehus, titusener av varer og to organisasjoner i ett er tilgang til vareinformasjon i sanntid for alle ansatte en utfordring. De viktigste varene må alltid være inne, samtidig som omløpshastigheten må holdes oppe. Den utfordringen tok konsulentselskapet Advania sammen med XXL, og tilpasset Microsoft Dynamics AX til kjedens behov. 

– Vår innkjøpsmodell forutsetter et system som fungerer gjennom hele næringskjeden. Vi har brukt Dynamics AX helt siden vi startet opp for tolv år siden, og opplever at programvaren vokser i takt med våre behov. Etter ti år med sterk vekst tilbyr fortsatt AX det vi trenger, sier Terland. 

Brukes av alle ansatte

Nær sagt alle XXLs ansatte er daglige Dynamics AX-brukere. – I butikken bruker de ansatte programvaren til ordrehåndtering, sjekk av lagerbeholdning og priser, mens de på kontoret primært bruker økonomi- og innkjøpsfunksjonene, sier Terland. Grossistleddet er skilt ut som en egen organisasjon, noe som innebærer at XXL er avhengig av systemets intercompany handelsfunksjonalitet Alle varer spores i alle ledd, i sanntid. Automatiserte bestillingsfunksjoner sørger også for at varer automatisk bestilles fra hovedlageret når varehyllen nærmer seg tom. Prinsippet XXL jobber etter er mest mulig automatisering i alle ledd og skalerbarhet av alle prosesser uten å måtte øke bemanningen. 

Årsakene til at XXL i sin tid valgte Dynamics AX, og siden har holdt seg til det, kan oppsummeres slik: 

ETT SYSTEM FOR HELE NÆRINGSKJEDEN: Mange varehus, enormt utvalg og forretning på tvers av landegrensene fordrer kontroll på vareflyten. Det tilbyr Dynamics AX.  

FOR ALLE ANSATTE: Ett system møter behov fra samtlige ansatte i organisasjonen, fra hovedkontoret ut i butikkene. Ordrehåndtering, lagerstatus, prissjekk, bestillinger, økonomi og innsjekk, alt løses via samme system.  

MED ROM FOR VEKST: Systemet som er inkorporert i så mange funksjoner i bedriften er ingen vekstbrems, men vokser i takt med brukerens behov. 

Fullt utbygget kan systemet brukes av nærmere 4000 brukere samtidig, og på det meste er det 500 brukere på XXLs system. Det tallet er garantert høyere om noen år, uten at det er noen utfordring for Microsoft Dynamics AX.