Ni av Vest-Agders kommuner løftet opp på felles standardisert plattform

Kommunesammenslåing medfører store endringer i statlige og kommunale datasystem. Men også uten endrede grenser har mange kommuner mye å vinne på samarbeid og migrering til felles plattform og domenekonsolidering.

 Det interkommunale IKT-samarbeidet Det Digitale Vestre Agder (DDV) har siden 2015 samordnet sine IKT-ressurser. Formålet er å være i front med utvikling av digitale tjenester samt medvirke til god offentlig service og effektiv tjenesteproduksjon i eierkommuner Flekkefjord, Farsund, Kvinesdal, Hægebostad, Mandal, Lindesnes, Marnardal, Audnedal og Åseral.

Med hjelp fra Advania har DDV levert et domenekonsolideringsprosjekt i kommunene. Alle applikasjoner fra både åpen og sikker sone er flyttet fra lokale domener og sentralisert på en felles plattform. Samtlige 7000 brukere har fått en nyinstallert PC med Windows 10, Office 2016, standardisert dokumentlagring med utstrakt bruk av OneDrive og tilgang til relevante programmer via felles portal.

-Det har gått fantastisk bra og vi har fått veldig mye ros. Det er helt utrolig å ha et IKT-prosjekt som folk er fornøyd med! sier daglig leder for DDV Odd-Lasse Worum. Han påpeker at grunnmuren er på plass. Nå er det digitalisering, mer effektiv hverdag for kommunale brukere og selvbetjeningsløsninger for innbyggerne som gjelder fremover.


Odd-Lasse Worum, Daglig leder DDV

-Standardisering av oppsett og et felles trådløst nett gjør det enklere for en bruker å jobbe på tvers av kommunene. Med skybasert løsning blir en mindre avhengig av egen PC og det er blitt enklere for brukerhjelpa å bistå raskere ettersom det er felles oppsett, forteller Ingrid Omland Olsen, som sammen med Leif Rune Evje er prosjektleder fra DDV. Nå hevder de å ha en god plattform å bygge den digitale fremtiden for kommunene på. - Vi håper å kunne bruke mindre tid på brannslukking og mer tid på strategisk digitaliseringsarbeid for å gi kommunene gode digitale tjenester og gevinster både for dem og innbyggerne, sier Leif Rune Evje.

Beredt for sammenslåing

Sammenslåing av domener er et viktig steg i forkant av eventuelle kommunesammenslåinger. - Før 2020 må vi ha på plass et felles arkivsystem og starte arbeidet med anskaffelse og innføring av nytt felles pleie og omsorgssystem. Det er mange tunge prosesser som skal i gang og det viktigste utgangspunktet er at nå har våre kommuner en felles plattform å innføre dette på, sier Ingrid Omland Olsen.

Involvering av lokale ressurser

Det er en stor omlegging DDV har gjennomført. Forskjellene mellom kommunene har vært store både hva gjelder utstyr og innsikt, og prosjektet har jobbet systematisk med møtearenaer og kommunikasjon for å sikre forståelse for endringen. I hver kommune har prosjektet hatt et fast kontaktpunkt, være seg økonomisjef, kommunikasjonsrådgiver eller andre som kjenner den respektive kommune godt. - Disse har spilt en viktig rolle i å få med seg ansatte i kommunene på å forstå omleggingen og motivere i forkant av utrulling.

Fra en situasjon med minst ni forskjellige oppsett er nå samtlige fagsystemer løftet opp i et felles domene. I tillegg har alle kommunenes brukere fått installert sin pc med Windows 10. - Nå er alle på et standardisert grensesnitt, en moderne plattform. Det er et godt utgangspunkt for å jobbe videre med brukeropplevelse og brukerstøtte, sier Ingrid. Hun forteller videre at DDV underveis har fått nyttige innspill på å unngå IT-stammespråk og bruk av kommunikasjonskanaler. I tillegg til e-post har prosjektet benyttet websidene til DDV samt laget opplæringsvideoer på YouTube for å få informasjonen ut til brukerne.


Fra lokalt til skybasert

Fagsystemer skal brukes til all saksbehandling og alle dokumenter som flere skal ha tilgang til skal lagres her eller på fellesområde. Minst mulig skal lagres på den enkelte brukers hjemmeområde, som ansees som et mellomlagringssted med begrenset kapasitet. Fellesområdene har blitt videreført i sin eksisterende form. Den nye plattformen innebærer lagring av data hos Microsoft i OneDrive som er en skybasert løsning med god kapasitet til både dokumentbehandling og lagring.

Bedre samhandling og økt fleksibilitet

OneDrive åpner for deling og samhandling i dokumenter, noe flere har tatt i bruk med begeistring. - En økonomisjef uttalte at den budsjettprosessen de nylig gjennomførte hadde vært den enkleste på lang tid fordi de samhandlet i et regneark istedenfor å sende kopier av dokumentet til hverandre, sier Leif Rune Evje. Alle avdelingsledere jobbet sammen, de hadde alltid siste versjon. Ingen trengte å lure på om de hadde de siste tallene.

Når man har lagret ting i OneDrive har man dokumentene med seg overalt og synkroniseringen fungerer smertefritt. - For flere vil skytjenester erstatte behovet for hjemmekontorløsning. Med vår nye plattform får brukerne tilgang til e-post, kalender, og dokumenter uansett hvor de måtte befinne seg, og dette har vi fått veldig gode tilbakemeldinger på, legger Ingrid Omland Olsen til. Hun forteller at det i opplæringen kommer mange spørsmål om OneDrive. - Brukerne er interessert i å bruke mer funksjonalitet der og ønsker i større grad å dele dokumenter. Vi har sagt i prosjektet at OneDrive er primært et personlig lagringsområde. Men vi ser jo for oss at vi fremover skal ta i bruk ytterligere funksjonalitet i Office 365, som eksempelvis SharePoint fremfor tradisjonelt filområde for felles dokumenter.

I prosjektets startfase fikk DDV bistand fra Advania til å lage en prototype på en bruker-pc. - Vi fikk god hjelp til oppsettet så det ble en sikker, stabil og god pc. Vi ville ha bare det absolutt nødvendige i imaget, så vi leverer pc med Windows 10, Office 2016 og en Citrix klient. System Center benyttes for å distribuere annen programvare, sier Leif Rune Evje.

Sikkerhet med Windows 10 og AppLocker

DDV har en egen Informasjonssikkerhetsgruppe som bestemmer felles retningslinjer for sikkerhet. Her deltar en representant fra hver kommune. - Vi har vært bevisste på å bygge inn sikkerhetsmekanismer i produktet fra starten av, forteller Leif Rune Evje. For også dette ble håndtert på svært ulike måter i kommunene. Han nevner at det tidligere har vært veiledende krav til bytte av passord, men at man nå har innført felles policy for dette. - DDV Kommunene har det siste året opplevd flere virusutbrudd, hvilket har medført krevende gjenopprettingsarbeid. For å redusere risikoen for utbrudd har vi i tråd med anbefalinger fra Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) innført fjerning av lokal administratorrettighet, ikke ha flere programmer enn nødvendig samt blokkering av ikke-autoriserte programmer. I tillegg har vi videreført rutiner for antivirusoppdateringer.

AppLocker er innført og alle applikasjonen som kjører i kommunene er scannet og hvitelistet. - I praksis har vi svartelista alt annet. Det gir oss langt bedre kontroll på hva som faktisk kjører på pc-ene. For de brukerne som måtte trenge administratorrettigheter har vi innført ordning med midlertidig administratorpassord (LAPS). Det løser eksempelvis utfordringen for læreren som skal koble pcen til printeren hjemme.

Leif Rune Evje forteller videre at innføringen av Windows 10 også har økt sikkerheten. Virusprogrammet i Windows 10 oppdaget blant annet infiserte filer på fellesområdet som ikke var blitt snappet opp før.

Samarbeidet med Advania

-Det har uten å overdrive vært helt fantastisk. Advania har alltid vært der for oss. De har vært med under planlegging og gjennomføring av prosjektet. Advania har gitt oss en nødvendig trygghet for å kunne få gjennomført prosjektet. Ofte forsvinner eksterne konsulenter etterhvert som ting blir vanskelig i et prosjekt. Med Advania har vi ikke opplevd det slik. Det har vært enormt god responstid. Leif Rune Evje forteller videre at DDV har satt særlig pris på deling av kompetanse som har preget Advanias konsulenter. - Mange eksterne holder kortene tett til brystet og vil bare kunne gjøre jobben selv. Med Advania har vi opplevd ekte samarbeid.

Ingrid Omland Olsen følger opp: - Samarbeidet har fungert utmerket. Advania har alltid stilt opp og håndtert caser, også på korte tidsfrister og utover det vi kunne forvente. Det har gitt en viktig trygghet i prosjektet at konsulentene har vært tilgjengelige. Ingrid forteller videre at Advania har vært spesielt viktig i forbindelse med utarbeidelse av prototype for det nye designet (ny desktop), System Center og innføring av de nye sikkerhetsmekanismene som LAPS og AppLocker er funksjonalitet som Advania i sin helhet har stått for.


Ingrid Omland Olsen og Leif Rune Evje, prosjektledere DDV

Råd til andre som skal over på ny plattform?

DDV gav kommunene ansvaret for å samle inn lister over brukere som skulle legges om til ny løsning. Dette erfarte de at var en riktig beslutning for å sikre at kommunene selv hadde eierskap til å utføre nødvendig rydding i forkant av omlegging.

Ingrid og Leif Rune vektlegger betydningen av å ha et dedikert og stabilt team tilgjengelig som har eierskap til gjennomføringen. God prosjektledelse er sentralt og både planlegging, motivatorrollen og teknisk overblikk er sentrale suksessfaktorer. Det er vesentlig å bruke god tid på designet slik at produktet som rulles ut er av god kvalitet og det er av stor betydning å sikre forankring ute i kommunene. Opplæringen i form av møter, videoer og kurs er å anbefale. Prosjektet har også avdekket et tydelig behov for å heve IKT-kompetansen i kommunene og DDV har derfor opprettet en kursavdeling som holder kurs i funksjonalitet i Windows 10, OneDrive, Office, Serviceportalen osv.

-Vi anbefaler også å benytte én kommune som pilot, bruke god tid på den og heller øke tempoet etter hvert.

Og hva sier brukerne?

Tilbakemeldingene er gjennomgående positive. Fra helsemedarbeideren, med deltidsjobb i flere kommuner som har fått samlet alle roller i én brukerkonto, til Sonja Svardal som kjenner prosjektet fra eiersiden som styremedlem i DDV og kommunalsjef i Marnardal. Svardal uttaler:

-I Marnardal gikk omleggingen kjempefint. Det var en rask innføring med god planlegging og minimalt med feil. Nå har vi ni kommunene fått en lik plattform, alle brukerne har fått samme grensesnitt og enklere hjemmekontorløsning. Det er lettere å installere programvare og bedre å jobbe på tvers i alle kommunene.

OM DDV
Det Digitale Vestre Agder (DDV), er et interkommunalt IKT-samarbeid med 40 ansatte, som eies av ni kommuner i Vestre Agder; Flekkefjord, Farsund, Kvinesdal, Hægebostad, Mandal, Lindesnes, Marnardal, Audnedal og Åseral. Gjennom samordning av sine IKT-ressurser, ønsker kommunene å være i front for å møte krav til utvikling av nye digitale tjenester. DDV ble etablert i Januar 2015. For mer invormasjon besøk www.ddv.no.