GDPR-fristen nærmer seg: Få kontroll på de ustrukturerte dataene nå

Opptil 80 prosent av alle dataene din virksomhet har lagret er ustrukturert*. Full kontroll på alle data er et av kravene i de nye personvernreglene, og slik kommer du i mål.

Et av de viktigste kravene i de oppdaterte personvernreglene, under betegnelsen GDPR, er at du har kontroll på dataene dine, og er ansvarlig for hvordan de brukes og forvaltes. Er ikke det tilfellet bør det være høyt prioritert frem mot fristen 25. mai. Ved sikkerhetsbrudd, som hacking, lekkasje eller menneskelig feil, skal du innen 72 timer varsle de det gjelder og myndighetene, du skal kunne oppfylle kravet om dataportabilitet og ikke minst personers rett til innsyn i egne data. Alle disse punktene er vanskelig å oppfylle om du ikke har enkle måter å finne frem til samt forstå dataene.

Hva er ustrukturerte data?

For å få fullstendig oversikt over alle dataene virksomheten din lagrer er det nærliggende å starte med det som allerede er indeksert - de dataene som du allerede kan søke deg frem til i skytjenester og databaser. Disse dataene er relativt enkle å få kontroll på. Opptil 80 prosent av en virksomhets data kan derimot være ustrukturerte*, altså de dataene som ikke er indeksert. Ofte finner du slike data i regneark, på sharepoint-lokasjoner, i diverse e-poster eller i Word-dokumenter. Det kan også være lydfiler, overvåkningsvideoer eller PDF-er, dokumenter som ikke er knyttet til og indeksert i programvarer. Og hva med de dataene som IT-avdelingen ikke vet eksisterer? Har ansatte sendt virksomhetsinformasjon hjem til sine private maskiner, eller lagret det i egne skytjenester? Med andre ord er ustrukturerte data data som kan inneholde informasjon om enkeltpersoner, men som ikke er indeksert. De nye personvernreglene krever at du på kort tid skal kunne gi fullstendig oversikt til en person over hvilke data din virksomhet innehar. Dere skal også ha på plass dokumentasjon om samtykke og ikke minst til hvilket formål dere lagrer dataene. Det kreves full kontroll på alle typer data.

Hvordan skal vi få kontroll innen 25. mai?

Vi er i gang med det nye året, og datoen i slutten av mai nærmer seg raskt. Er du ikke kommet i gang kan du ikke stikke hodet i sanden lengre. Ta kontakt med oss så kan vi bistå i prosessen ved å gjøre en kartlegging sammen med dere. Vi har erfaringen og verktøyene som gjør at arbeidet kan gjøres effektivt og med høy kvalitet. Til slutt vil du sitte igjen med et veikart for arbeidet fremover som gjør at du etterlever kravene i de nye personvernreglene og samtidig har full kontroll på dataene din virksomhet administrerer.

Lær mer om de nye personvernreglene og hvordan vi jobber ved å laste ned Whitepaper «Få kontroll på de ustrukturerte dataene».

Ta kontakt for et uforpliktende tilbud her 

*Kilde: https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2017/06/05/the-big-unstructured-data-problem/#31ed5777493a