Slik kommer du i gang med nye personvernrutiner under GDPR og får kontroll på ustrukturerte data

Det har vært mye snakk om GDPR og de nye personvernreglene de siste månedene. Fristen begynner å nærme seg med stormskritt, men det er fortsatt håp. Vi ser på hvordan du kommer i gang med arbeidet.

Det er skrevet mye om de nye personvernreglene, populært referert til som GDPR, og hvordan norske virksomheter kan håndtere det. Men mange er fortsatt ikke i gang. Vi legger ikke skjul på at det kan være en krevende prosess, men det finnes håp. Resultatet er ofte en virksomhet med bedre kontroll og trygghet på at rutiner og en god intern kultur sikrer mot brudd og potensielt skadelige tillitsbrudd for sine kunder og partnere. Å hente inn noen som kan guide og hjelpe kan bidra til en mindre smertefull prosess.

Få kontroll på de ustrukturerte dataene

De nye kravene i personvernreglene må ikke sees på bare som noe negativt og påtvunget. Prosessen din virksomhet går gjennom for å identifisere, kategorisere og sikre data gir ofte positive resultat som bedre systemer for å finne data internt og ikke minst bedre struktur for alle typer data.

Å få oversikt over dataene du allerede har strukturert i interne systemer er ikke det som krever mest. Det er de ustrukturerte dataene som ofte er utfordringen. PDF-er, lydfiler, dokumenter som ikke er knyttet til CRM eller andre systemer, bilder, dokumenter, overvåkningsvideoer, filer lastet opp i skytjenester eller som ligger på gamle USB-pinner. Tenk bare på de dokumentene du har sendt på mail de siste årene. Ustrukturerte data er kort sagt digital informasjon som ikke er indeksert, eller som ikke lar seg indeksere på en god måte. Dette krever ofte en del ressurser for å få oversikt over. I følge tall fra Gartner er så mye som 80 prosent av dataene i en virksomhet ikke strukturert. Vår erfaring, prosess, teknologiske verktøy og arbeidet vi gjør sammen med dere bidrar med å få kontroll på disse.

Les mer om hvilke steg vi går gjennom med våre kunder for å oppnå GDPR-samsvar her [link til Fire steg..]

Virksomhetskritisk

Er dere enda ikke i gang nytter det ikke å stikke hodet i sanden. De nye personvernreglene og arbeidet for å etterleve kravene må være forankret i ledelsen, og dere må finne en ressurs som kan bruke tid på dette. Vi anbefaler en person som kjenner hele virksomheten og hvordan de ulike avdelingene fungerer og jobber. Dette er ikke nødvendigvis noen fra IT-avdelingen. Hvis personen kjenner organisasjonen godt blir det ofte enklere å identifisere hvor data befinner seg. Denne personen er vår hovedkontakt gjennom hele prosessen, og får ansvaret for at tiltak følges opp. Sett de nye personvernreglene på agendaen i dag, så hjelper vi dere videre.

De nye kravene kan også føre til høyere lønnsomhet. Les mer om det her [link til Styrk lønnsomheten].

Les mer om personvernreglene og hvordan vi jobber i Whitepaper «Få kontroll på de ustrukturerte dataene» [link]

Vil du komme i gang? Ta kontakt med oss her.