Nytt ERP-system, nytt hjerte

Sentralt for GC Rieber var det å finne en leverandør og et system som kunne legge til rette for prosesser som foregår både på tvers av selskaper i konsernet GC Rieber og i det enkelte selskap. Microsoft Dynamics AX er et forretningssystem som håndterer organisasjoner som er både konsern og et konglomerat av selskaper på samme tid, slik som GC Rieber.

Ingen toppstyrt prosess
Og det var ute i forretningsenhetene det hele startet. I økende grad opplevde de ansatte behov for et mer fleksibelt og oppdatert system. Mangel på presis informasjon, og det å måtte gjøre flere operasjoner om og om igjen, var årsaken til ønsket om ny løsning i GC Rieber.

Likevel kan det oppleves tungt å skulle skifte ut det systemet man er kjent med over tid. Det kan være som å skulle bytte ut den gamle Forden som du kjenner alle lyder og triks med. Men etter hvert som hostingen tiltar, og venner ikke lenger vil sitte på med deg, er det på tide med ny bil. Slik er det også med forretningssystemer som styrer kjerneprosessene i virksomheten din. De må ikke utgjøre en sikkerhetsrisiko, men sørge for at du kommer effektivt dit du skal.

“Et komplekst konsern” blir GC Rieber gjerne omtalt som, selskapet som gjennom generasjoner har drevet næringsutvikling i Norge og globalt. Nå skal konsernet ta i bruk et forretningssystem som kommer til å endre hverdagen både for ansatte og kunder. Dette er også noe selskapets toppsjef ønsker å få til, å utvikle endringsevnene samtidig som leveransekraften øker.

Konkurransedyktig
– Vårt mål er at samarbeidet med Advania skal gjøre GC Rieber mer fremoverlent. Forretningssystemet er selve hjertet i en virksomhet, og mer presis og komplett informasjon gjør at vi blir effektive i arbeidsprosessene våre og dermed mer konkurransedyktig i forhold til våre konkurrenter, sier administrerende direktør Paul-Christian Rieber i GC Rieber

Store prosjekter innen eiendom og shipping er dagligdags for GC Rieber. Men å implementere ny ERP-system skjer kanskje bare hvert 10. år, eller én gang hver generasjon i det familiedrevne konsernet. Noen vil sågar sammenlikne skiftet med en hjertetransplantasjon. Det er trolig årsaken til at administrerende direktør Paul-Christian Rieber gir prosjektet viktighetsgrad 10 på en skala fra 1 til 10.

Og når GC Rieber nå gjennomfører dette prosjektet og klargjør selskapet for den moderne tidsalder, er det også med tanke på at egne ansatte skal ha et effektivt og godt arbeidsverktøy. At nytt IT-system kan møte utfordringer kjenner mange ledere til, og i GC Rieber anerkjenner man derfor betydningen av å involvere og sørge for åpen og tydelig kommunikasjon – både internt i bedriften og med leverandøren Advania.

XXL vokser med Microsoft Dynamics AX

– Å velge riktig forretningssystem og driftspartner er litt som å gå inn i et ekteskap. Det fordrer gjensidig tillit, langsiktighet, integrasjon og investering, sier IT-direktør Espen Terland. Som kunde av Advania, gjennom flere år med vekst og utvikling, har XXL Sport & Villmark klart å effektivisere prosesser og redusert kostnader for å sikre lave priser til kundene. 

XXL satser på lave priser og stort utvalg av kjente merkevarer. Over tolv år etter oppstarten har de etablert over 20 varehus i Norge og ekspandert utover landegrensene til Sverige og Finland. Med mange varehus, titusener av varer og to organisasjoner i ett er tilgang til vareinformasjon i sanntid for alle ansatte en utfordring. De viktigste varene må alltid være inne, samtidig som omløpshastigheten må holdes oppe. Den utfordringen tok konsulentselskapet Advania sammen med XXL, og tilpasset Microsoft Dynamics AX til kjedens behov. 

– Vår innkjøpsmodell forutsetter et system som fungerer gjennom hele næringskjeden. Vi har brukt Dynamics AX helt siden vi startet opp for tolv år siden, og opplever at programvaren vokser i takt med våre behov. Etter ti år med sterk vekst tilbyr fortsatt AX det vi trenger, sier Terland. 

Brukes av alle ansatte

Nær sagt alle XXLs ansatte er daglige Dynamics AX-brukere. – I butikken bruker de ansatte programvaren til ordrehåndtering, sjekk av lagerbeholdning og priser, mens de på kontoret primært bruker økonomi- og innkjøpsfunksjonene, sier Terland. Grossistleddet er skilt ut som en egen organisasjon, noe som innebærer at XXL er avhengig av systemets intercompany handelsfunksjonalitet Alle varer spores i alle ledd, i sanntid. Automatiserte bestillingsfunksjoner sørger også for at varer automatisk bestilles fra hovedlageret når varehyllen nærmer seg tom. Prinsippet XXL jobber etter er mest mulig automatisering i alle ledd og skalerbarhet av alle prosesser uten å måtte øke bemanningen. 

Årsakene til at XXL i sin tid valgte Dynamics AX, og siden har holdt seg til det, kan oppsummeres slik: 

ETT SYSTEM FOR HELE NÆRINGSKJEDEN: Mange varehus, enormt utvalg og forretning på tvers av landegrensene fordrer kontroll på vareflyten. Det tilbyr Dynamics AX.  

FOR ALLE ANSATTE: Ett system møter behov fra samtlige ansatte i organisasjonen, fra hovedkontoret ut i butikkene. Ordrehåndtering, lagerstatus, prissjekk, bestillinger, økonomi og innsjekk, alt løses via samme system.  

MED ROM FOR VEKST: Systemet som er inkorporert i så mange funksjoner i bedriften er ingen vekstbrems, men vokser i takt med brukerens behov. 

Fullt utbygget kan systemet brukes av nærmere 4000 brukere samtidig, og på det meste er det 500 brukere på XXLs system. Det tallet er garantert høyere om noen år, uten at det er noen utfordring for Microsoft Dynamics AX.