Med Advania som strategisk IT-partner fikk Borregaard hjelp til å gjennomføre en vellykket overgang til skybasert datasenter og klientstyring. Leveransen bestod blant annet i overgangen fra tradisjonell klientstyring og on-prem datasenter til skybasert datasenter og klientstyring gjennom Intune. Borregaard har et komplekst miljø med mange leverandører. Advania har nå tatt ansvaret for alle IT-relaterte spørsmål, slik at Borregaard kun forholder seg til én leverandør på IT-driftsområdet.
– Vi har kjørt et transaksjonsprosjekt der vi byttet leverandør til Advania. Prosjektet har bestått av å flytte tjenestene til en ny leverandør for å oppgradere infrastrukturen vår og for å i større grad kunne benytte oss av skytjenester, forteller Monica Løken, prosjektleder for prosjektet hos Borregaard.
Om prosjektet
Borregaard har et av verdens mest avanserte og bærekraftige bioraffinerier, og lykkes i en bransje i rask utvikling på grunn av den høye innovasjonstakten og sin globale tilstedeværelse. Med salgskontorer i 15 land utenfor Norden er selskapet til stede på alle kontinenter, utenom Australia.
Borregaard jobber for tiden med en digitaliseringsreise med flere initiativer som berører skytjenester. Dermed er det naturlig å igangsette arbeidet med å flytte større og større deler av virksomheten til skyplattformen Azure.
I begynnelsen av 2020 inngikk Borregaard og Advania en avtale om drift av hele Borregaards IT-miljø. Prosjektet ble påbegynt i februar og fase én ble godkjent i august. I løpet av denne perioden har Advania migrert hele IT-miljøet fra Tieto Every (Datasenter i Finland) og et on-prem-miljø hos Borregaard i Norge til Advanias datasenter.
Høye krav til oppetid
Borregaard har høye krav til oppetid på kritiske systemer i og med at fabrikken i Norge produserer 24 timer i døgnet, syv dager i uken hele året, i tillegg til at lokasjonene utenfor Norge starter sin arbeidsdag klokken 03.00 og avslutter den klokken 23.00 norsk tid.
I fase to av prosjektet skulle nytt nettverk rulles ut over hele verden. Denne fasen ble påbegynt i august og avsluttet i desember.
En av del leveransene var strategisk optimalisering av Borregaards skyløsning gjennom Advania Cloud Aviator, hvilket har oppnådd en faktisk kostnadsreduksjon på 50 % og en overgang fra løpende til fast kapasitet. I tillegg har prosjektet ført til bedre styring og kontroll på forbruk, sikkerhet og oppdatering.
Med nye og moderne løsninger har Borregaard bedre innsikt i sine behov og fremtidige utviklingsmuligheter. Gjennom strategisk optimalisering av løsningen har Advania halvert Borregaards kostnader for Microsoft Cloud.
– Takket være et godt samarbeid mellom kunde og leverandør, har vi gjort en total analyse av skymiljøet og laget en systematisk, strukturert plan, forteller Erik Undenäs.
Levert på alle prosjektets milepæler
Løken forteller at prosjektet har hatt en krevende tidsplan, mange involverte ressurser og stramme tidsfrister.
– På tross av dette har prosjektet levert på alle milepæler gjennom hele prosjektet. Det er vi meget fornøyde med. Vi har vært veldig fokuserte på hva som skal leveres innenfor hver milepæl, veldig omforent om hva som skal leveres og vi har gjort de tiltakene som har vært nødvendige for å komme i mål, forteller Løken.
I tillegg til en stram tidslinje har leveransen også vært preget av koronapandemien.
– Det har vært en spesiell periode med Covid-19 som har preget verden, og transaksjonen ble derfor gjennomført ved bruk av digitale verktøy som for eksempel HoloLens, sier Løken.
– Den største utfordringen i prosjektet var uten tvil Covid-19. Men på tross av pandemien har Advania levert i henhold til den planen som ble avtalt og ikke gått glipp av en eneste milepæl, sier Erik Undenäs.
– Alle ressurser hos Borregaard, også ute hos de globale kontorene, har bidratt til gjennomføringen, legger Erik Undenäs til.
Utrulling av klienter og nytt nettverk med HoloLens
Året 2020 var et uvanlig og spesielt år med mange restriksjoner for reisevirksomhet. I utgangspunktet var planen at konsulenter fra Advania skulle reise ut til hver eneste lokasjon for å gjøre utrullingen av klienter og nettverk ettersom denne kompetansen ikke fantes på hver lokasjon og Borregaard i tillegg ville gjennomføre en inventering på hvert sted.
Da Covid-19 traff Norden ble alle prosjektdeltagerne tvunget til å tenke nytt. Utrullingen ble derfor gjennomført ved hjelp fra lokalt personale, HoloLens og lokale IT-leverandører. Dette førte til at prosjektdeltakerne snudde om på gjennomføringen av nettverksoppdrag.
– Vi etablerte et team som støttet de lokasjonene som til enhver tid rullet ut nye klienter og byttet ut sine nettverksutrustninger, sier Erik Undenäs.
HoloLens er et Microsoft-produkt som er fullt integrert med Microsoft Teams og som i stor grad forenkler arbeidet for de som sitter på support. De som sitter på support kan se nøyaktig det samme som personen som benytter seg av HoloLens.
– Dette har i stor grad forenklet arbeidet for support-teamet og de har hatt mulighet til å støtte og guide lokale ressurser på en veldig god måte, sier Erik Undenäs.
– Vi har nå blitt kjent med denne teknologien og benyttet oss av den i fabrikkene våre til å utføre samme type oppdrag, både i prosjektoppdrag og i vedlikeholdsoppdrag, forteller Monica Løken i Borregaard.
Advania opplever også i større grad en etterspørsel etter slik løsninger fra andre kunder.
Strategisk og fremtidsorientert migrering av servere
For å tilfredsstille Borregaards svært høye krav om oppetid, ble migreringen gjennomført ved seks ulike anledninger når systemene ble gruppert slik at de påvirket virksomheten minimalt. Det lengste tjenestevinduet var på seks timer.
Alle servermigreringer ble gjennomført med verktøy spesielt tilpasset for å kunne synkronisere all data til den nye plattformen i forveien slik at nedetiden ble så kort som mulig. Enkelte systemer ble oppgradert i sammenheng med migreringen. I disse tilfellene ble det nye systemet satt opp i forveien slik at det kun var dataen som ble migrert, og ikke hele serveren.
Vellykket etablering av ny servicedesk
Etableringen av og overgangen til servicedesken ble gjennomført i tråd med Advanias metodikk som bygger på informasjonsinnsamling, workshop og det å lære kunden å kjenne. Advania har ferdig utarbeidede maler for hvilken informasjon som må samles inn. Deretter ble denne informasjonen gjennomgått i workshoper hvor man bli enige om hva som er viktigst.
Deretter opprettes det OKB-er for servicedesken slik at de allerede før oppstart kjenner til de vanligste spørsmålene og feilene som brukerne stiller spørsmål om. I forkant av driftsstart av servicedesken, gjennomføres en opplæring av alle servicedesk-agentene som skal svare på samtaler fra kunder, i tillegg til at kunden kommer på besøk og holder et foredrag om temaet «lær å kjenne kunden».
– Borregaard er veldig fornøyd med servicedesken og kompetansen på dette. Brukerne er også veldig fornøyde med å få servicedesken på norsk, forteller Monica Løken.
Governance
Advania har en modell som service-manager går gjennom med kunden. Deretter gjøres det tilpasninger av modellen. Arbeidet gjennomføres i ulike workshoper og det er viktig at alle forstår modellen og hensikten med de ulike forumene som finnes i den. Dette blir i tillegg en opplæring i Advanias system og hvordan kunden kan ta del i de ferdige rapportene som finnes i systemet fra start.
Løsningsorienterte prosjektdeltakere
Underveis i prosjektet har alle prosjektdeltakerne vært svært løsningsorienterte. Både Advania som IT-leverandør og Borregaard grep de verktøyene de hadde tilgjengelig og brukte dem for å levere et godt resultat.
– Vi utfordret vår egen organisasjon i dette prosjektet. Jeg vil spesielt trekke frem hvordan vi raskt tok tak i og bygde opp egen kompetanse underveis i prosjektet. Her har kommunikasjon vært et viktig verktøy for oss. Det er et verktøy det koster lite å ta i bruk, men som gir stor nytteverdi, forteller Erik Undenäs.
Merk: Denne kundereferansen ble produsert under tidligere merkenavn Visolit.
