KLP Eiendom: Full kontroll på egne data med OnSite 365

Hos KLP Eiendom har de stålkontroll på egne data for forvaltning, utleie og drift av eiendommer. Da de implementerte OnSite 365 fra Advania fikk de en totaloversikt med beslutningsstøtte på tvers av land og regioner. 

– Vi har samlet alle dataene og gjort dem tilgjengelige i integrasjoner og på mange flater gjennom brukervennlige dashboards og oversikter. I et komplekst system som KLP Eiendom må vi ha full kontroll på data om alle rettigheter og forpliktelser vi har, sier Rolf Ilseng, direktør for regnskap i KLP Eiendom. 

Støtter vekst i alle land 

KLP Eiendom har kontorer i Norge, Sverige og Danmark, og er med dette en av Skandinavias største eiendomsbesittere. Eiendomsporteføljen vokser jevnlig, og valget av nytt eiendomsforvaltningssystem ble derfor strategisk viktig. En av forutsetningene for nytt system var å legge til rette for vekst og effektiv forvaltning uavhengig av region og regionens størrelse.    

– Sammenlignet med den norske delen av organisasjonen, er økonomiavdelingene i KLP Eiendom i Sverige og Danmark relativt små. Som en helhet er vi derimot ganske store og det gjør at vi kan implementere et større og mer komplekst system enn hva som ville vært mulig i mindre markeder. Da skaper vi effektiv drift, i tillegg til rom for vekst og store nyinvesteringer i alle markedene, sier Ilseng.  

Det at alle tall og data samles på et sted gir KLP Eiendom en totaloversikt, samtidig som det blir enklere å se tall og data opp mot hverandre.   

– Regnskapet skal gjøres likt i alle regioner og da må alt ligge i Dynamics og OnSite 365. Det forenkler arbeidet med å hente ut og sammenligne data. Vi kan enkelt balansere prestasjoner og risiko på tvers av porteføljen. Ser vi for eksempel på utleiegrad, kan vi drille oss ned på de ulike områdene og evaluere eiendommene, forteller han. 

Kraftig teknologi i bunn 

Med OnSite 365 og Microsoft Dynamics har KLP Eiendom et kraftig maskineri i bunn som sammenstiller og tilgjengeliggjør informasjon resten av organisasjonen trenger i sin hverdag. Funksjonalitet for blant annet regnskap, budsjett, felleskostnadsavregning, regulering av leiepriser, timeoppfølging, prosjektregnskaper, justeringsmodul for mva. og ulike koder for forholdsmessig fradrag for mva. er alt samlet i ett felles system.  

– Det er ikke mulig å huske alle detaljer om byggene våre, vi er så store at vi trenger å ha alt i et system. For oss er ikke sluttproduktet OnSite 365 og Microsoft Dynamics; det er bare verktøyene vi i økonomi-, drift- og forvaltningsavdelingen bruker for å samle og behandle data, den virkelige verdien er hvordan vi klarer å bruke dataene. Med Power BI og andre verktøy på toppen av dette har vi fått en god pakke for å tilgjengeliggjøre data ut i alle ledd i organisasjonen, forteller Ilseng. 

Ilseng er tydelig på at det vil se ulikt ut avhengig av funksjon. 

– For eiendomsdrift kan verdien ligge i å ha full oversikt og kontroll på eiendommene, i alt fra felleskostnadsregnskaper til prosjekter, og hvor arbeidstiden egentlig går med. Det å ha innsikt i tall fra alle regioner og land kan gjøre det lettere for forvaltning å evaluere hvordan de ulike eiendommene presterer. Og som utleier sikrer systemet at vi har kontroll på alle leieinntekter og overholder alle forpliktelser for våre leietakere. Det er her verdien ligger, sier han.

Martin Olavesen er rådgiver og sparringspartner for KLP Eiendom i Advania. Han mener deres evne til å ta i bruk stadig mer av plattformen ettersom behovene endrer seg over tid, er avgjørende for å hente verdi fra egne data i dag og fremover. 

– KLP Eiendom har alltid vært opptatt av å se hvilke muligheter som finnes i OnSite 365 og Dynamics 365 i møte med nye forretningsbehov. Helt fra start har de lagt stor vekt på datakvalitet og utvikling av brukervennlige løsninger.  Dette mener jeg danner grunnlaget for et systemlandskap som kan vokse, tilpasse seg og skape verdi for hele organisasjonen. Ved å sikre at innsikten alltid er lett tilgjengelig, kan KLP Eiendom maksimere verdien fra sine investeringer, avslutter Olavesen.

 Martin Olavesen, Rådgiver i Advania

Vil du vite mer om vår eiendomsløsning Onsite 365? Les mer her.