– Copilot-brukerne i Mesta oppgir at de i gjennomsnitt sparer en halv time hver dag med verktøyet, forteller Bård Fjeldaas, seniorrådgiver i avdelingen for stab og støtte i Mesta.
Mesta startet tidlig med Copilot.
Vi spoler tilbake til 2019: Mesta får ny ledelse som moderniserer selskapet. Da spikres flere strategiske mål, blant annet å bli bransjens digitale mestere.
– Som en klassisk entreprenør har vi alltid vært gode på fysisk utførelse. Men vi har ikke alltid vært tilsvarende frempå digitalt. Samtidig har vi lenge hatt et ønske om å utnytte dataene vi sitter på bedre, forteller Fjeldaas i Mesta.
En revolusjon
Med ny ledelse og nytt mål starter digitaliseringen – med Advania som veileder. Mesta går fra å basere virksomheten på lokale filservere, til å bruke skyplattformen Azure. Eldre VPN-løsninger byttes ut med brukervennlige apper og ryddige mappestrukturer på samarbeidsplattformen SharePoint.
I 2023 er AI på alles lepper. ChatGPT. Gemini. Claude. Microsoft 365 Copilot. På høsten er Fjeldaas og rundt 350 andre med på et Copilot-seminar med Advania og Microsoft.
– Det sier pang. Det er en revolusjon, sier Fjeldaas om seminaret.
De fremmøtte forespeiles hvordan Copilot kan gi uante krefter til Microsoft 365-pakken. Fjeldaas tenker at Mesta nå må komme seg på AI-toget, for å unngå å sitte igjen på perrongen.
Alle som tar kurs får tilgang
Ettersom Mestas data allerede ligger i Azure, er den praktiske terskelen for å teste Copilot lav. Gjennom et klargjøringsprogram for AI (AI Readiness Program) hjelper Advania Mesta med å forberede implementeringen av AI og Copilot. Det betyr blant annet å identifisere eventuelle sikkerhetsbrister i systemene og identifisere bruksområder.
På nyåret 2024 starter Mesta en Copilot-pilot med lokale ledere som får opplæring i bruken.
– Prøveprosjektet tas veldig godt imot av de ute i felt. Det er viktig for oss at de som jobber ute i linja ser verdien er dette – ellers kan vi aldri regne hjem investeringen, sier Fjeldaas.
I dag får alle i stab og ledelse tilbud om Copilot. Kravet er tydelig: Alle som skal ha tilgang til tjenesten, må på kurs.
– Det er superviktig med et godt opplæringsopplegg. Og opplæringen bør gjøres av noen som kjenner selskapet godt, sier Fjeldaas.
Egen AI-gruppe
I starten kjørte Mestas kontaktperson i Advania kursene. Nå har superbrukere i entreprenør-selskapet selv tatt over jobben.
Mesta har også en egen AI-gruppe i bedriften. Den arrangerer møter hvor ansatte får kunnskap om AI-verktøy og kommer med innspill til hva man kan bruke det til.
Lena Riis, markedsdirektør i Advania, hyller Mestas tilnærming til AI-opplæring.
– Opplæring er helt sentralt for å få verdi ut av Copilot. Det er også veldig lurt å bruke dedikerte ansatte for å vise verdien i produktet, sier hun.
Hverdagsverdi
Fjeldaas forteller at de bruker Copilot både i arbeidshverdagen og på spesialprosjekter.
– Vi får nok størst verdi ut av de små tingene i hverdagen. Samtidig gjør Copilot det også mulig å gjennomføre større prosjekter raskere, sier Fjeldaas.
I hverdagen bruker Mesta Copilot blant annet til å:
- Søke på tvers av apper
Copilot gjør det veldig enkelt å søke på tvers av både epost, Teams, Sharepoint, OneDrive.
Den finner alt så lenge det er i Microsoft-universet, også langt tilbake i tid. Det gir enorm
verdi i hverdagen, sier Fjeldaas. - Møteopptak og -sammendrag
Det er underkommunisert hvor effektivt møtenotater fra Teams-møter er. Du får svært gode notater og sammendrag fra møtene, rett etter de er gjennomført. Copilot klarer også å strukturere temaene i møtene, selv når møtene er ustrukturerte, sier Fjeldaas. - Tekstinspirasjon
Copilot gir kjappe forslag til tekster, sånn at vi kommer i gang raskere. Den er også god til å omformulere tekster du har skrevet, slik at budskapet kommer tydeligere frem.
Copilot på større prosjekter
Samtidig har Mesta brukt Copilot aktivt i flere større prosjekter. For eksempel har de brukt Copilot til å lage en strukturert erfaringsdatabase på sentrale temaområder.
Med inspirasjon fra Copilot laget Mesta først en strukturert intervjumal, som de brukte til å intervjue prosjektledere i felt. Så transkriberte Copilot intervjuene og systematiserte innholdet i en Excel-fil.
– Selv om de vi intervjuet ikke svarte helt strukturert, klarte Copilot å sortere det etter tema. Hvis man for eksempel snakket om lastebiler på starten og slutten av intervjuet, koblet Copilot dette sammen i samme bolk i Excel.
Forenkler bruksanvisningen
Copilot har også en agent-funksjon, som fungerer spesielt godt på konkrete, avgrensede oppgaver. For eksempel bruker Mesta agent-funksjonen til å forenkle bruksanvisningen til selskapets nye bestillingssystem.
– Det nye bestillingssystemet vårt er litt komplisert. Derfor har vi koblet en Copilot-agent mot bruksanvisningen, slik at vi kan på enkle svar på akkurat det vi lurer på, sier Fjeldaas.
For noen kan den raske utviklingen av AI virke skremmende, og være et hinder for å bruke det. Fjeldaas mener at de har fått mye ut av å hoppe på AI-toget så fort som mulig.
– Jeg tror ikke det hadde vært så bra å bare sitte igjen på perrongen og vente. Vi har lært masse av prosessen, sier han.
Fire av fem stjerner
– Èn ting er tiden vi sparer ved å bruke Copilot hver dag. Merverdien vi får av å bruke det er likevel mye viktigere. For eksempel kan Copilot raskt trekke ut innsikt av store datasett. Det gir stor verdi, legger Fjeldaas til.
Mesta ba nylig Copilot-brukerne sine rangere verdien av tjenesten, fra 1 til 5 stjerner. Snittresultatet ble 4,18 – altså mer enn fire av fem stjerner.
... og hvordan går det med målet om å bli bransjens digitale mestere?
– Vi er på vei, men vi er ikke i mål. Jeg er rimelig sikker på at det er viktig å være langt framme i de digitale skoene dersom man skal hevde seg i det lange løpet. Toget går nå og det gjelder å ikke stå igjen på stasjonen, sier Fjeldaas.
Bård Fjeldaas tips til deg som er interessert i Copilot:
- Få opplæring
Opplæringen må gjøre av noen som kjenner bedriften din, slik at den blir relevant for oppgavene du skal løse. - Få verdi av de enkle funksjonene først
Bruk Copilot for å transkribere et møte – eller lage et møtesammendrag. Den er også god til å lage aksjonspunkter basert på møtet, eller til å forenkle eksisterende tekst. - Lær deg å prompte
Du får hva du ber om, men den kan ikke lese tankene dine. Lær deg derfor å lage konkrete, innrammede forespørsler (prompter), slik at den gjør det du faktisk vil.
Faktaboks: Microsoft 365 Copilot
- En AI-assistent integrert med Microsoft 365-applikasjoner for å øke produktivitet og effektivitet.
- Lansert i 2023.
- Bruker avanserte språkmodeller (LLM) og Microsoft Graph for å forstå og lage innhold.
- Integrert med Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote og Loop, blant annet.
- Henter informasjon fra brukerens e-poster, dokumenter, møter og filer via Microsoft Graph.
- Bygget på Microsofts sikkerhets- og personvernprinsipper, med kontroll over datatilgang.
- Primært rettet mot bedriftsbrukere og organisasjoner med Microsoft 365-abonnement.
