Sit har digitalisert forvaltningen av sine eiendommer, blant annet for å gjøre booking av studentbolig enklere og mer brukerorientert. Det har de gjort ved å implementere Advanias eiendomsløsning OnSite 365 – et skybasert eiendomsforvaltningssystem som supplerer ERP-systemet Microsoft Dynamics 365 Finance i håndteringen av eiendomsspesifikke prosesser.
– Løsningsarkitektene som har vært involvert i dette prosjektet fra Advanias side og deres kunnskap har vært nøkkelen til suksess for oss. De har sett og forstått våre forretningsmessige prosesser og knyttet dette opp mot mulighetene i OnSite 365, sier Sveinung Hovde, Direktør for Forretningsutvikling og Digitalisering i Sit.
Hva var utfordringen?
– Behov for et system som utvikles kontinuerlig
Sit ønsket å skifte ut sitt eiendomsforvaltningssystem fordi de hadde behov for mer automatisering og løsninger som kunne kjøres i skyen. De ønsket å løfte det teknologiske nivået, gjøre prosessene sine mer brukervennlige og øke gevinsten for kunden. Det resulterte i digitaliseringsprosjektet DigiSit.
– Vi har behov for et system som blir kontinuerlig utviklet av leverandøren basert på våre innspill, læring fra andre kunder og den generelle utviklingen i markedet. Utover det er strategien vår at alle løsninger skal kjøre i skyen. Det er noe Onsite 365 leverer på, forteller Hovde.
Den nye løsningen for booking av studentbolig i Trondheim, Gjøvik og Ålesund gikk live i begynnelsen av 2022. Siden da har 7 000 studenter funnet og booket sine boliger via Sits nye løsning for boligforvaltning, bygget på Advanias eiendomsforvaltningssystem OnSite 365.
Hva var løsningen?
Heldigitalisert og automatisert eiendomsforvaltning med OnSite 365
Sit som har valgt Microsoft Dynamics 365 som CRM-system og Azure som skyplattform. OnSite 365 er bygget på Microsoft Dynamics Finance og fungerer som en helhetlig løsning.
– Sit skulle heldigitaliseres og har som en del av dette hatt høye ambisjoner om automatisering. Derfor har prosjektet i stor grad handlet om å gjøre dette mulig med OnSite 365. Målet med prosjektet har hele tiden vært at Sit skal bruke sine ressurser på avvikscenarioer og ikke på de tilfellene som følger vanlig flyt, sier Preben Amilcare Mortensen, løsningsarkitekt i Advania.
En av de store fordelene for Sit er at de har tatt et plattformvalg og at de har tenkt helhetlig om sine prosesser. Mortensen mener dette er mye av grunnen til at de har lyktes så godt med prosjektet. Stein Ivar Foss, programleder for DigiSit, er enig. Han understreker at det har vært viktig for Sit å utnytte de løsningene de allerede har så mye som mulig og bruke disse til å skape fleksibilitet.
– Vi vet at vi kommer til å endre oss og at vi må kunne vokse med løsningene våre. Derfor trengte vi å gå over til en skybasert løsning. Vi ønsket også å bruke kjent teknologi og ha en felles plattform, forteller Foss.
Hva er innsikten?
Muligheten til å tilpasse løsning og arbeidsprosesser
Ifølge Preben Amilcare Mortensen har nøkkelen til suksess for Sit vært at de har vært så åpne for å endre sine prosesser. Da Advania ble involvert i prosjektet hadde ikke Sit låst sine prosesser ennå, hvilket gjorde det mulig for Advania å også fungere som en rådgiver i denne delen av prosjektet.
– DigiSit er et stort prosjekt som rører ved mange av våre fundamentale prosesser. De systemene vi har brukt frem til nå har lært oss å jobbe på en viss måte. Da vi skulle endre disse måtte vi også endre måten vi jobber på. For å lykkes med dette måtte vi ha et åpent syn på hvordan vi jobber i dag og en leverandør som kunne gi oss råd om beste praksis og dele erfaringer fra andre prosjekter, forteller Hovde.
Stein Ivar Foss forteller også om et godt samarbeidsklima i prosjektet hvor alle prosjektmedlemmene har vært løsningsorienterte og jobbet sammen mot et felles mål.
– Det har vært veldig bra og positiv stemning i prosjektet hele veien, selv om det har vært hektisk til tider. Alt i alt har samarbeidet vært veldig godt.
Hva ble resultatet?
En strømlinjeformet prosess med OnSite 365
For Sits kunder, studentene i Trondheim, Gjøvik og Ålesund, har resultatet vært enestående. Det finnes ikke lenger ventelister på studentboliger. Studentene går selv inn i Sits boligportal, finner en ledig bolig, booker den på nett og signerer leiekontrakt digitalt.
– Bruken av OnSite 365 som vårt eiendomsforvaltningssystem har resultert i at boligene våre leies ut større deler av året og at vi har høyere utleiegrad for eksempel på sommertid, forteller Foss.
Willem Schildkamp, prosjektleder hos Sit, trekker også frem tilbakemeldinger fra kundeservice om at antall henvendelser har sunket betraktelig.
– Vi har tidligere hatt høy trafikk til kundeservice i forbindelse med inn- og utflytting på sommeren. Etter at vi implementerte OnSite 365 og fikk en automatisert prosess, har trafikken sunket i denne perioden, sier Schildkamp.
