Når du skal velge IT-leverandør er det viktig at du ser etter en virksomhet som kan fungere som en langsiktig samarbeidspartner. IT-leverandøren skal ikke bare ha oversikt over teknologien, men også god forretningsforståelse og en strategisk tilnærming til IT.
I denne artikkelen kan du lese mer om hva du må ta hensyn til når du skal avslutte samarbeidet med eksisterende IT-leverandør og inngå en avtale med en ny. For oss er det viktig å understreke at dette et langsiktig valg og at forberedelsene og undersøkelsene du legger den i forkant av kontraktsignering derfor må gjøres svært grundig.
Hvordan bytte IT-leverandør?
Det er særlig seks ting du må tenke på når du skal bytte IT-leverandør. Fellesnevneren for disse er grundig forarbeid, forankring og kartlegging av behov. For å gjøre det enklere for deg å få oversikt har vi samlet våre beste tips under disse punktene:
- Begrunn valget
- Legg vekt på behov fremfor teknologi
- Unngå nye avtaler med eksisterende IT-leverandør
- Involver viktige beslutningstakere
- Gå gjennom avtalen sammen med IT-leverandøren
- Ta høyde for endringer i avtalen
1. Begrunn valget
Tenk gjennom og snakk om hva som er den viktigste årsaken til at dere vil bytte leverandør. Det kan være flere grunner til dette, og det er viktig at det kommer tidlig frem, både innenfor organisasjonen og overfor den eventuelle nye leverandøren.
Det blir enklere i lengden hvis dere er transparente og ydmyke overfor det faktumet at den nye leverandøren ikke nødvendigvis vil jobbe på samme måte som den gamle. Dere kommer til å forholde dere til nye mennesker og en annen måte å håndtere oppdrag og spørsmål på. Be den nye leverandøren beskrive hva som kan komme til å bli annerledes, slik at hele virksomheten kan informeres om dette.
Les mer: Finn den beste IT-leverandøren for akkurat din bedrift
2. Legg vekt på behov fremfor teknologi
De fleste tjenesteleverandører har god eller veldig god innsikt i relevant teknologi, og mange gjør ting på samme måte. Derfor er det viktig at dere fokuserer på å vurdere om behovene og ønskene deres stemmer overens med den teknologien tjenesteleverandøren tilbyr. Be om et produkt som gir organisasjonen den eller de funksjonene dere faktisk trenger.
3. Unngå nye avtaler med eksisterende IT-leverandør
Hvis dere vurderer å bytte IT-leverandør, bør dere avvente eventuelle avtaleforlengelser med eksisterende samarbeidspartnere. Her vil det lønne seg å informere leverandørene om at dere vurderer å bytte IT-leverandør og at dere derfor kan ha behov for tilpasning av underleverandørenes avtale. Sitt rolig i båten og vær transparente om den prosessen som foregår.
4. Involver viktige beslutningstakere
For å kunne effektivisere og forankre valget av IT-leverandør må du sørge for å involvere viktige beslutningstakere tidlig i prosessen. Beslutningstakerne bør være involvert fra begynnelsen av, også selv om det kanskje kan virke forlokkende å holde antallet involverte personer på et minimum. God involvering vil lette arbeidet både for deg og den nye IT-leverandøren.
Les mer: Burde jeg velge stor eller liten IT-leverandør?
5. Gå gjennom avtalen sammen med IT-leverandøren
Les gjennom avtalen internt og forbered spørsmål til leverandøren før dere signerer avtalen. I neste trinn anbefaler vi at dere setter dere ned med leverandøren og stiller mange spørsmål om alt dere er usikre på. Still spørsmål ved utydelige formuleringer og be om avklaringer ved behov.
Husk at det er enklere å diskutere spørsmål og uklarheter før avtalen signeres, enn når alt er i gang. Dette vil dere spare tid på, og det vil forbedre arbeidsklimaet og dermed samarbeidet med den nye partneren. Dere bør tenke gjennom hva som faktisk er viktigst for dere i valget av leverandør og sørge for at den kommende leverandøren har sett og forstått dette.
6. Ta høyde for endringer i avtalen
I nesten alle prosjekter og samarbeid oppstår det forandringer underveis. Det kan for eksempel dreie seg om at behovet øker eller reduseres i forhold til den originale avtalen. Årsaken kan være at det har dukket opp en annen og mer effektiv løsning, eller at det har oppstått omstendigheter enten hos dere eller hos leverandøren som ikke var kjent fra begynnelsen av. Sørg derfor for at det finnes endringsmuligheter i avtalen, og godta at behovene endrer seg underveis.
En metode for å redusere forskjellene mellom forventningene og det faktiske innholdet i avtalen er at leverandøren gjør en selskapsgjennomgang av deres virksomhet. Det vil som regel innebære en analyse av deres krav og nåværende IT-miljø. Dette kan være tidkrevende og by på ekstra kostnader på kort sikt, men være mer lønnsomt på lang sikt etter som det gir færre overraskelser og problemer både for dere og for IT-leverandøren.
Å finne en egnet IT-leverandør og innlede en prosess kan oppleves som tregt og tungt i begynnelsen, men det blir alltid bedre etter hvert. Det var jo en grunn til at dere ville bytte eller finne riktig leverandør i utgangspunktet.
Din IT-leverandør er din viktigste samarbeidspartner
Husk at det du velger når du velger IT-leverandør er din viktigste samarbeidspartner i årene som kommer. Det er også viktig å huske på at det er minst like viktig for leverandøren som det er for dere at dere velger riktig løsning og en passende samarbeidspartner. Det er kanskje ingen overraskelse, men det er kort og godt viktigere å velge riktig og gjennomtenkt enn fort og galt.
Vil du vite mer om hvordan du kan drive virksomhetens digitale forretningsutvikling? Last ned vår sjekkliste og få 7 konkrete tips!
Ofte stilte spørsmål:
Hvorfor bytte IT-leverandør?
De aller fleste virksomheter bytter IT-leverandør en eller flere ganger. Grunnen til at noen velger å bytte IT-leverndør er ofte at virksomhetens behov endrer seg eller at virksomheten vokser.
Hva er fordelen med å bytte IT-leverandør?
Fordelen med å bytte IT-leverandør er at du kan inngå en avtale med et IT-selskapet som kan fungere som din samarbeidspartner. Dette er et av de viktigste partnerskapene du har ettersom IT og teknologi har blitt avgjørende for virksomheters konkurransekraft og innovasjon.
Hva må jeg tenke på når jeg skal bytte IT-leverandør?
Når du skal bytte IT-leverandør er det viktig å tenke på at selskapet du inngår en avtale med skal kunne fungere som en langsiktig samarbeidspartner for deg og dine kollegaer. IT-leverandøren skal ha god forretningsforståelse og kunne bidra til at dere benytter dere av de mulighetene som finnes.
Hvordan vet jeg at jeg velger riktig IT-leverandør?
For å forsikre deg om at du velger riktig IT-leverandør bør du gå gjennom avtalen nøye før den signeres, gjerne sammen med leverandøren. I denne fasen er det mulig å avklare eventuelle uklarheter og tilpasse avtalen til deres spesifikke behov.
Hvorfor trenger jeg IT-leverandør?
Nesten alle virksomheter som ikke har IT som en del av sin kjernevirksomhet trenger en ekstern IT-leverandør. Grunnen til det er at teknologien utvikler seg så raskt og åpner for så mange muligheter at det er behov for spesialkompetanse på området for å få maksimalt utbytte av mulighetene.
