1. Innledende tips når du jobber i Microsoft Teams
Teams er først og fremst et samarbeidsverktøy som skal gjøre det enklere å samarbeide og oppmuntre til produktivitet i organisasjonen. Møter, samtaler og dokumenter er samlet i virtuelle rom som gjør det underordnet om deltakerne kan samles fysisk. Et team kan like gjerne være en større gruppe som sorterer under samme fagområde, som en avdeling eller prosjektgruppe.
Prøv å ikke begrense for mye gjennom administrasjon i starten. Teams skal drives av brukernes behov, men noen tydelige kjøreregler kan være til stor hjelp . Som standard la teams du lager være åpne og ikke private, og la folk følge forskjellige teams etter egne behov. La Teams være et åpent verktøy der nye teams dannes ettersom behovene oppstår.
Et tips i starten kan være å skape flere permanente teams som for eksempel inkluderer hver avdeling, lokasjon, fagområde el.l. Dette gjør at du kan forenkle og unngå at generell informasjon håndteres dobbelt eller parallelt i mange mindre teams. Opprett også et test-team der du kan prøve nye integrasjoner og bruke som læringssted.
Quick Start Guide:
Les også: Slik jobber du mer effektivt i arbeidshverdagen
2. Tilpass ditt virtuelle arbeidsrom
Prioritér rekkefølgen på dine teams ved "drag and drop", slik at du har rask tilgang til de du bruker mest. Teams du bruker sjeldent kan du skjule ved å høyreklikke og trykke «hide».
I chat-vinduet kan du høyreklikke og velge «pin». Da fester samtalen seg øverst. Praktisk for å samle teams-chatter og personer du har løpende dialog med.
Legg til et bilde for teamet ved å klikke på «Manage team» og bytt bilde. Gir identitet til teamet og er enklere å kjenne igjen på listen over ulike teams!
3. Hold dine teams oppdatert
Vi anbefaler et sett med kjøreregler som gjelder hele organisasjonen. Unngå rigide regelverk, og sats på korte huskelister som er enklere å adoptere i organisasjonen. Noen nyttige spørsmål til utarbeidelsen av en slik liste kan være:
- Finnes det allerede et team som dekker dette tema eller denne gruppen mennesker?
- Hvor ofte fjerner du teams som ikke lenger brukes?
- Har du kontroll over eksterne brukere?
Det kan være nyttig å etablere en rutine for oppdatering og deling av en slik huskeliste. Den bør også være tilgjengelig i alle interne kanaler i bedriften og gjentas ved onboarding, opplæring osv.
4. Håndtere informasjon og dokumenter
Tenkt gjennom hvordan du håndterer data og informasjon som er opprettet i teams. Å samle alle dokumentene i Teams er betydelig sikrere enn å spre dem over ulike systemer. Det gjør det lettere å kontrollere hvem som har tilgang til hva, og å spore aktiviteten i dokumentene. Dessuten får medarbeiderne umiddelbart tilgang til aktuell og korrekt informasjon, i stedet for å måtte sende ulike versjoner frem og tilbake.
Sett tydelige rammer for hva som skiller team, kanaler og faner, slik at teamene blir opprettet på riktig måte og i tråd med virksomhetens behov.
5. Snakk mer sammen
I en tid hvor felles kaffepauser, lunsjer og korridorprat på kontoret forsvinner, gjelder det å opprettholde både den formelle og uformelle dialogen. Start gjerne dagen med en felles morgenkaffe for å gå gjennom status for pågående oppgaver. Korte digitale møtepunkter gjennom dagen og uka bidrar til produktivitet og teamsfølelse. Kanskje noen vil holde en quiz i lunsjen eller at det blir fullt oppmøte på den virtuelle fredagspilsen?
- Legg til ditt bilde ved å klikke på sirkelen med dine initialer øverst til høyre
- Start gjerne møte med video dersom båndbredden tillater det. Samtalen mister mye om vi ikke også kan se hverandre. Skru heller av når dere går over til en presentasjon eller deling av annet materiale.
- Spør oftere om deltagerne har innspill eller spørsmål. Oppfordre også til å bruke chattevinduet til å stille spørsmål eller dele materiale underveis.
6. Behov for rask etablering av Microsoft Teams?
Uansett om din bedrift er ny til Teams eller bruker det mye eller lite fra før, kan overgangen til mange på hjemmekontor kreve mye. Hovedfokus for en hurtigetablering av Teams er å komme raskt i gang med følgende tjenester:
- Chat / Lynmeldinger
- Samtaler 1:1 eller i møter
- Videomøter med interne og eksterne
- Enten i Citrix eller utenfor, på device, klient eller web
Advania har de ressursene som kreves for å hjelpe deg som kunde til en kontrollert implementering og bruk av Teams i en krevende tid for alle.
Etablering av Teams Express vil inkludere følgende elementer:
- Inntil 1 time behovsavklaring med Advania rådgiver
- Etablering og tilrettelegging for korrekt lisens modell
- Etablering og tilgjengeliggjøring av tjenesten Teams Express
- Enkel brukeropplæring basert på nanolearning gjort tilgjengelig for kundens brukere
7. Lær mer
Vi er alle blitt erfarne brukere av Teams og andre digitale samhandlingsverktøy. Men ikke tror at du er utlært! Stadig dukker det opp nye, smarte funksjoner som kan være til stor nytte i jobbhverdagen. Hold deg oppdatert og lær deg nye ting, så blir bruken av Teams både morsommere og mer effektiv.
