Ifølge regjeringen er omstillingen en sentral del av de aller fleste digitaliseringsprosesser. Med det menes at digitalisering ikke utelukkende handler om å ta i bruk ny teknologi, men også om å forstå hvordan de nye mulighetene kan sikre fremtidig konkurransekraft og bidra til å utvikle nye forretningsmodeller.
Som leder er det ditt ansvar å sikre at digitaliseringsprosessene du gjennomfører gir gevinst og verdi til selskapet. Dette gjør du gjennom god endringsledelse og et mål om høy brukeradopsjon. For å lykkes må du ta eierskap til prosjektet, fremme behovet for endringsvilje og være et godt forbilde for alle i organisasjonen.
Digitalt lederskap og endringsvilje
Å lede en organisasjon gjennom en digital transformasjon er en helhetlig og omfattende prosess. Som leder er det viktig at du først og fremst beskriver endringen og kommuniserer behovet for dine ansatte. På denne måten kan du sørge for at alle er innforstått med prosessens gang og deler ledelsens motivasjonsgrunnlag.
Deretter må du identifisere hvilke områder som har behov for endring og modernisering, samt utføre de nødvendige endringene på en tydelig og strukturert måte. I tillegg må du sikre at endringen gir de ønskede og på forhånd lovede gevinstene samt at de ansatte tilpasser seg de nye prosessene og tar i bruk de nye verktøyene.
Digital omstilling er et lederansvar
Endringsledelse handler med andre ord først og fremst om å lede en virksomhet gjennom en nødvendig eller ønsket endring. I disse dager ser vi at så å si alle norske selskaper opplever en rask, digital utvikling innen de fleste områder, og at de må gjennom en digital transformasjon før eller siden. Ledere i mange norske virksomheter i både offentlig og privat sektor anser derfor endring som nødvendig og en naturlig del av hverdagen.
Selv om endringen påvirker hele selskapet, er omstillingsprosessen til syvende og sist et lederansvar. Det er det flere grunner til. For det første har lederen et overordnet ansvar for virksomheten og for at selskapet er rustet for fremtiden. I tillegg sitter ledelsen på en helhetlig forståelse av hvordan selskapet er strukturert. Dette er absolutt nødvendig innsikt i en digitaliseringsprosess, ettersom dette i stor grad handler om omstilling. Det er lederens ansvar å sikre at prosessen er god når ansatte får nye arbeidsoppgaver, når samarbeidet mellom leverandører og kunder endres, og når nye verktøy skal tas i bruk.
I mange tilfeller er kostnadsbesparelser et overordnet mål ved digitale omstillingsprosesser. For å oppnå dette målet er det imidlertid nødvendig å hente ut kapital for å kunne gjøre investeringen. Som leder er det vesentlig at du er involvert når IT-avdelingen får en større rolle slik at du kan sørge for at dette tas høyde for i budsjettet.
Til slutt er det verdt å nevne at endring og digitale omstillingsprosesser er et lederansvar fordi det i stor grad endrer måten selskaper samhandler med virksomheter utenfor organisasjonen. Dette kan blant annet føre til at det blir nødvendig å fremforhandle nye avtaler og vilkår, hvilket først og fremst er ledelsens ansvar.
Hvordan sørge for god endringsledelse?
Med overgangen til den moderne arbeidsplassen er det med andre ord ikke til å komme utenom at alle virksomheter før eller siden må gjennom en omfattende endringsprosess, og som selskapets leder er det ditt ansvar å sørge for at dette skjer på en god og gjennomtenkt måte.
Dette gjør du først og fremst ved å kommunisere behovet for endring til alle i virksomheten, ved å bygge tillit hos dine ansatte, samt ved å understreke at endringen er nødvendig og vil effektivisere hverdagen.
I tillegg finnes det visse prinsipper enhver leder bør følge for å sikre en vellykket endringsreise. Kort oppsummert kan vi si at en god endringsprosess krever at
- toppledelsen har en felles visjon
- selskapet har et helhetlig fokus på konsekvenser
- det finnes en plan for gevinster og positive utfall
- prosessen er forankret i hele organisasjonen
- selskapet har en god kommunikasjonsplan
- det finnes en gjennomtenkt opplæringsstrategi
- gode resultater synliggjøres
Hvorfor er høy brukeradopsjon viktig?
Når en digital endringsprosess er planlagt og noen nye verktøy eller rutiner er implementert, bør ledelsen jobbe for at mål om høy brukeradopsjon. Dersom de ansatte ikke bruker de nye løsningene og programvaren som er innført eller fortsetter med å jobbe etter gamle rutiner vil det oppstå en følelse av at ledelsen jobber imot de ansatte ved å tvinge dem til å bruke nye systemer uten god grunn.
Høy brukeradopsjon handler med andre ord ikke bare om at endringen faktisk gjør virksomheten mer effektiv og mer fremtidsrettet, men også om at de ansatte skal fortsette å ha tillit til at ledelsen tar gode avgjørelser.
5 tips til høy brukeradopsjon
For å sikre høy brukeradopsjon må endringen få positiv oppmerksomhet ved at fordelene endringene vil føre med seg understrekes og fremheves. Dette må kommuniseres tydelig og med håndfaste eksempler.
Nedenfor finner du fem gode tips til hvordan du kan sikre høy brukeradopsjon og god innføring av nye verktøy og rutiner.
- Sett tydelige mål
- Kommunisér behovet for endringen
- Tilby opplæring og skap trygge rammer
- Arranger intensivkurs
- Identifisér engasjerte ansatte og bruk disse som ambassadører og superbrukere
Legg spesielt merke til punkt 5. Dette er kanskje det viktigste suksesskriteriet for en vellykket adopsjon og undervurderes ofte. Ifølge Microsoft er det aller viktigste for å oppnå vellykket brukeradopsjon et dynamisk team sammensatt av de riktige menneskene.
I tillegg bør det være et mål for alle moderne virksomheter at både ledelsen og de ansatte opparbeider seg en større teknologiforståelse. Det vil ikke være tilstrekkelig å arrangere klasseromsundervisning og forvente at alle i selskapet skal kunne bruke verktøyene på en god måte. Høy brukeradopsjon krever en læringsprosess som er mer integrert og langsiktig.
Hvis du som leder oppnår en positiv kultur og en større forståelse for ny teknologi blant dine ansatte, vil endringsprosesser i fremtiden fortone seg som langt mer uproblematiske.
Sparer tid og øker effektiviteten
I dag er nesten alle endringer en form for digitalisering. Ledelsen ønsker at ansatte skal bruke mindre tid på administrative oppgaver og intern kommunikasjon. Dette vil frigjøre tid som de ansatte kan bruke på mer komplekse kunnskaps- og erfaringsbaserte arbeidsoppgaver.
Vi har laget en e-bok med våre beste tips til hvordan du kan legge til rette for at dine ansatte blir sterke og engasjerte brukere. Her finner du også gode tips om både endringsledelse og hvordan du kan sørge for høy brukeradopsjon.
