I dag bruker en arbeidstaker i snitt 80 % av arbeidsdagen på å samarbeide med andre (ifølge en undersøkelse publisert av KPMG), enten det er kollegaer eller eksterne partnere og kunder. Stadig oftere finner dette samarbeidet sted på virtuelle plattformer i form av video, chat eller skybasert fildeling.
Samarbeidet er heller ikke knyttet til et bestemt sted eller enhet; i dag hender det rett som det er at et møte tas i bilen på vei til jobb eller via mobiltelefonen på hytta. I tillegg forventes det at samarbeidet skal være både mer effektivt og mer lønnsomt enn noen gang, på tross av avstandene og de mange enhetene.
Dette kan føre med seg noen praktiske utfordringer du som leder må ta stilling til. Vi vet at dette kan være utfordrende. Derfor gir vi deg noen tips til hvordan din virksomhet kan tilrettelegge for bedre samhandling og samarbeid på tvers av ulike virksomheter, ulike fagområder og ulike land.
Hvorfor er teamarbeid så viktig?
Før vi går løs på løsningsforslagene er det viktig å si noe om hvorfor det er så viktig at vi kan samarbeide effektivt på tvers av virksomheter, fagområder og enheter. Ny teknologi gir økt behov for å løse store, komplekse arbeidsoppgaver på en effektiv måte. Derfor må virksomheter og organisasjoner ha tilgang på store, sammensatte team med bred og tverrfaglig kompetanse. Som leder er det derfor viktig at du tilrettelegger for at teamet ditt skal kunne samles raskt og samarbeide effektivt, også på virtuelle plattformer.
De viktigste faktorene for suksess
Harvard Business Review har undersøkt 55 store team for å kunne identifisere suksessfaktorene hos de mest vellykkede av disse. De vurderte over hundre ulike faktorer og konkluderte med at åtte av disse hadde direkte sammenheng med hvor suksessfulle teamene var.
De åtte viktigste faktorene handler i stor grad om hvordan ledelsen opptrer overfor de ansatte og om kulturen innad i selskapet. Dersom samhandling i ditt team skal fungere godt er det nødvendig at
- de ansatte har støtte hos ledelsen
- sosiale relasjoner verdsettes
- de ansatte har gode rollemodeller
- lederne er oppmerksomme
- det tilbys opplæring i samarbeidsevner
- alle har nødvendige ferdigheter
- alle bidrar til å skape en sterk fellesskapsfølelse
- teamet har gode teamledere
Hjelpemidlene som gjør samhandling mulig
Etter hvert som arbeidslivet digitaliseres og samarbeid ikke lenger bare finner sted lokalt, men også over store avstander, øker naturligvis også behovet for teknologiske hjelpemidler som gjør dette mulig. Det innebærer blant annet at alle ansatte har tilgang på de verktøyene de trenger for å kunne samarbeide og kommunisere sømløst med sine kollegaer, samarbeidspartnere og kunder. Også her har du som leder et stort og viktig ansvar.
Det første steget du må ta for å sikre at dine ansatte samarbeider godt og sørge for at ditt selskap kan forbli konkurransedyktig, er å komme i gang med den digitale transformasjon og utarbeide en IT-strategi som kan ta dere et steg videre. Deretter må du sikre tilgangen på gode, moderne arbeidsverktøy.
Hvilke verktøy trenger du?
Med en gjennomarbeidet IT-strategi og en påbegynt digital transformasjon ligger alt til rette for at dere skal kunne samarbeide godt med hverandre internt og med aktører utenfor selskapet, også i årene som kommer. Veien videre handler om å innføre de teknologiske løsningene som sikrer at den digitale transformasjonen gir dere høyest mulig verdi.
Her er våre tips til hva du bør starte med når du skal legge til rette for at ditt selskap skal kunne samarbeide med hverandre og med eksterne aktører på en mest mulig effektiv måte.
Velg en offentlig skyløsning
Ved å flytte hele eller deler av virksomheten over i en offentlig skyløsning, som for eksempel Microsoft Azure, vil du kunne redusere selskapets kostnader samtidig som du sikrer mer fleksibilitet og bedrer mulighetene for samarbeid.
I 2019 åpnet Microsoft et datasenter lokalisert i Norge. Dette betyr at norske virksomheter får offentlige skyløsninger fra norske datasentre, hvilket gir store fordeler blant annet knyttet til sikkerhet, nærhet og ventetid. Foreløpig er det kun Microsoft Azure-plattformen som er tilgjengelige via de norske datasentrene, men i løpet av 2020 skal også O365, Dynamics 365 og Microsoft Power Platform implementeres.
Utnytt mulighetene i skybaserte lagringstjenester
Bruk av skybaserte lagringstjenester sikrer blant annet at alle i teamet har tilgang på den samme oppdaterte versjonen av dokumenter. Tilgang til dokumenter og underlag kan også forbedre teamets involvering og senke terskelen for å bidra med forslag og ideer.
Microsoft Teams er et slikt skybasert samhandlingsverktøy. Verktøyet har erstattet tidligere Microsoftløsninger som Skype for Business. I arbeidet med å utvikle det nye verktøyet har Microsoft undersøkt hvordan brukerne av Skype for Business brukte programmet og sørget for at den nye løsningen er oppgradert med ny funksjonalitet som støtter moderne bruk og legger til rette for effektivt samarbeid.
I dag fungerer Teams som en komplett «hub» for samarbeid og kommunikasjon, både internt med kollegaer og eksternt med samarbeidspartnere og kunder. Med dette verktøyet er det enkelt å
- holde alle medlemmer informert
- arrangere videokonferanser og telefonsamtaler
- dele filer og dokumenter
- holde sikkerhetsnivået oppe
Høy brukeradopsjon
En forutsetning for at alle tiltakene du har iverksatt for å forbedre samarbeidet i ditt selskap skal fungere optimalt, er høy brukeradopsjon. For det første vil dette sikre at de ansatte faktisk benytter seg av hjelpemidlene de har tilgjengelig, og for det andre vil riktig og aktiv bruk av nye verktøy gi mer motivasjon og en opplevelse av at hele selskapet jobber mot samme mål.
Mer samarbeid – bedre resultater
Vi håper våre tips hjelper deg med å tilrettelegge for at du og dine ansatte kan samhandle effektivt og sømløst med andre, både internt og eksternt.
Å jobbe for bedre samhandling i selskapet er et mål som vil vise resultater på både kort og lang sikt.
