Tilgjengelighet og bedre samhandling med Dynamics 365

Kundeopplevelser
13.03.2018

Da Dag Straumsheim gikk inn som økonomidirektør i A Bygg fant han raskt ut at det eksisterende forretningssystemet ikke var tilstrekkelig for selskapets ambisiøse vekstplaner.

A Bygg er en Oslobasert totalentreprenør som hovedsakelig leverer næringsbygg og offentlige bygg. Selskapet er organisert som en prosjektorganisasjon som benytter flere underleverandører. A Bygg utgjør en solid aktør innen planlegging, prosjektering og gjennomføring av byggeprosjekter i det sentrale Østlandsområdet. I 2016 omsatte A Bygg for 450 millioner kroner, men målet er en betydelig vekst både i omsetning og antall ansatte.

– Det er viktig å ha moderne, effektive verktøy for kontroll på forretningen, spesielt i entreprenørbransjen hvor man driver med så mange unike prosjekter samtidig, sier Dag Straumsheim.

Skybasert

Da Straumsheim startet arbeidet med å finne nytt forretningssystem var han fast bestemt på at det skulle være skybasert. – Fremtiden er sky, og jeg har ikke noe ønske om å eie eller drifte en server. Faktisk kan jeg ingenting om å drifte servere, og jeg vil at noen som kan dette gjør det for oss.

Løsningen A Bygg fant hos Advania er Microsoft Dynamics 365 i kombinasjon med SharePoint og Office 365. Løsninger som kontinuerlig oppdateres og driftes sikkert hos Microsoft.

Dag Straumsheim hadde vært på jakt etter aktuell løsning i lengre tid før han leste om tilbudet fra Advania i en artikkel i Finansavisen. - Jeg hadde nesten gitt litt opp før jeg fant frem til Advania. Mye av det som er laget for vår bransje passer egentlig ikke for oss fordi A Bygg driver på en litt annerledes måte. Hos A Bygg er det nemlig ingen håndverkere og fagarbeidere ansatt, entreprenøren kjøper alle tjenestene eksternt fra andre leverandører.

Prosjektøkonomi og kontraktsoppfølging

- Det vi trengte var en fullgod modul for innkjøp. En løsning for oppfølging av underleverandører når det gjelder kontrakter, fakturaer og økonomi. I bransjeløsningene Straumsheim vurderte manglet denne modulen i stor grad. Han kjente til Microsoft Dynamics AX, men vurderte dette ERP-systemet som for omfattende for et selskap av A Byggs størrelse.

Da kontakten med Advania var etablert ble det innledet et samarbeid basert på fremgangsmåten at veien skulle bli til mens man gikk. - Dette er en metode jeg har stor tro på. Hvis skulle ha utformet en kravspesifikasjon ville vi sannsynligvis ha manglet relevant kompetanse og risikert å lage en spesifikasjon basert på den gamle løsningen vi ville skifte ut. Økonomidirektøren understreker betydningen av å samarbeid med leverandør som vet hva som foreligger av muligheter. - Vi måtte snakke med noen som klarer å se lenger frem enn vi selv klarer og som kan gi oss de rådene som skulle til for at vi valgte riktig løsning. Straumsheim vektlegger også at det var betryggende med en slik prosess fordi den ga mulighet til å hoppe av hvis A Bygg ønsket det.

Fagforståelse og løft med Dynamics 365

- Jeg synes prosessen har vært veldig god. Advania har en styrke i å være mange konsulenter med fagspesiale. Mange av konsulentene i Advania har også erfaring fra samme side av bordet som jeg er, det er en styrke at de skjønner faget. For det handler aldri bare om IT, det skal brukes til noe.

Dag Straumsheim gjentar betydningen av systemer som er skybaserte og driftes av andre. En annet vesentlig verdi med Dynamics 365 er tilgjengelighet. - Alle løsningene våre skal være tilgjengelige for alle ansatte uavhengig av hvor de er. Vi ha mange medarbeidere på byggeplasser og mange er småbarnsforeldre som kanskje må hjem til syke barn. Det er viktig at de når systemene våre der de til enhver tid befinner seg. Og kommer man opp på VG nett så kommer man opp på løsningene våre.

Rapportering

På spørsmål om hvilke utfordringer A Bygg har støtt på i implementeringen av Dynamics 365 forteller Straumsheim at for mye fokus på å få data inn i løsningen har tatt oppmerksomheten fra å hente data ut. - Å kunne hente ut status på økonomi er avgjørende for våre prosjektledere, dette har vi ikke fått til bra nok. Når det er sagt har vi god dialog med fagspesialistene hos Advania så jeg tror dette til løse seg det arbeidet som nå gjøres med Power BI.

Økonomidirektøren er raus med ros til Advania som leverandør og kompetansepartner. - Jeg synes samarbeidet er supert og jeg liker menneskene som er i Advania. De er kompetente på fagområdene sine og ålreite, vi snakker godt sammen og jeg føler at vi er et team på tvers av firmaene.

Råd til andre?

For virksomheter som vurderer å anskaffe nytt, skybasert forretningssystem gir Dag Straumsheim følgende råd: - Tenke utenfor boksen! Det er slitsomt, men det er viktig å strekke seg så langt man kan for å ta i bruk standard løsninger i stedet for å be om spesialtilpasninger. Ved å tørre å gå for standard sparer man veldig mye. Det andre rådet er å sørge for å ha ressurser nok internt. Det krever å implementere et nytt forretningssystem, det er nødvendig å ha kapasitet i eget hus.

Fremover

Økonomidirektøren forteller at A Bygg nå fokuserer på å fullføre den implementeringen av styringssystemer som er godt i gang. - Dette er en grunnmur som må være der før man kan gå videre. Når styringsverktøyet er helt på plass skal A Bygg jobbe mer med samhandling, ta i bruk Microsoftløsninger for bedre kommunikasjon i prosjekter. - Vi bruker fortsatt for mye tid på e-post og leting etter siste versjon av dokumenter. E-postbruken skal reduseres og dokumenthåndteringen bli mer effektiv ved hjelp av verktøy som SharePoint, One Drive, Teams og Groups. Dag Straumsheim er teknologoptimist og ser med spenning på nye løsninger som utvikles innenfor Microsoft Office 365. Han tror mange virksomheter kan drive mer effektivt ved hjelp av gode verktøy for samhandling. - Behovene vi har i A Bygg er ikke unike. Jeg tror nesten alle prosjektorganisasjoner har behov for løsninger for mer effektiv prosjektstyring og kommunikasjon, avslutter han.

 

Foto: Tina Koss / A Bygg


Tilbake
Bilde med nyheter