Advokatfirmaet Hjort - papirløst med skybasert ERP

Kundeopplevelser
10.12.2018

Advokatfirmaet Hjort moderniserer og digitaliserer egne prosesser. Firmaets 90 advokater skal operere uavhengig av tid, sted og fysiske dokumenter. Hensikten er å imøtekomme kundenes behov best mulig. Med Project Paperless har Advokatfirmaet Hjort valgt det skybaserte forretningssystemet Advania Advokat 365, basert på Microsoft Dynamics 365.

Advokatfirmaet Hjort bistår forretningsklienter, offentlige og private klienter med rådgivning og prosedyreoppdrag i saker innenfor alle sentrale rettsområder. Firmaet som ble etablert i 1893 har 130 ansatte, hvorav 90 er advokater.

ERP er hjertet i virksomheten vår. I forretningssystemet har vi alt av data om kunder, prosjekter og ansatte, all finansiell informasjon, i sum måten vi arbeider på. Vi trenger en løsning som er sikker, fleksibel og alltid oppdatert.

Direktør Christopher J. Helgeby gir perspektiv på betydningen av forretningssystemet hos Advokatfirmaet Hjort. Han forklarer valget av system basert på Microsoft Dynamics 365 slik:

Vi får en standardisert løsning som også dekker våre mer spesielle behov som advokatfirma. Å integrere med tredjepartsleverandører er enkelt, uten særlig tilpasning av løsningen. Funksjonaliteten er fremoverrettet og gir oss mulighet til å tilby bedre og mer tilpassede tjenester for kundene.

En selvfølge med skybasert løsning 

For Advokatfirmaet Hjort var det ikke et spørsmål om firmaet skulle velge skybasert løsning eller ikke. “Skybaserte løsninger gir stor fleksibilitet og skalerbarhet. Sikkerhet og tilgjengelighet hos de store leverandørene overgår det vi eller lokale leverandører ville klare selv.”, sier Helgeby.

Advokatfirmaet Hjort er likevel det første store advokathuset i Norge som velger det skybaserte forretningssystemet Advania Advokat 365.

Grete Midbøe Bergman er økonomisjef i Advokatfirmaet Hjort. “Advokatene våre skal være digitale. Med ny løsning vil de føre timer, registrerer reiseregninger og utforme kundefakturaer uansett hvor de er, det være seg i retten, hjemme eller på reise. Det blir en positiv overgang for oss, hvor vi i dag er vi veldig papirbaserte.

Helgeby følger opp med at dette er en naturlig utvikling for Advokatfirmaet Hjort. “Det kan kanskje oppfattes som et paradoks hvis våre advokater skulle gjøre mer administrativt arbeid. Vi mener imidlertid at når man kommer tett på disse prosessene vil man også følge opp kundene bedre. Vi lever i økende grad i et selvbetjeningssamfunn, men det innebærer også at løsningene må være så gode og intuitive at det totalt sett blir mer effektivt.

Helgeby forteller at Advokatfirmaet Hjorts ambisjon er mer effektiv hverdag slik at firmaet er rustet til å kunne foreta enda bedre analyser av lønnsomhet, videreutvikling av prismodeller og å treffe kundene på deres premisser.

Midbøe Bergman legger til at løsningen vil gi advokatene innsikt i status på egne prosjekter. Også fra telefonen får man på en sikker og god måte tilgang til analyser og informasjon som ikke gjør det like nødvendig å spørre administrasjonen om å fremskaffe dette. “Løsningen blir så effektiv at vi regner med god mottakelse internt.”, sier hun og forteller at forventningene til Advania Advokat 365 er store.

Microsoft plattform beriket med advokatspesifikk funksjonalitet

Advania Advokat 365 er basert på plattformen Microsoft Dynamics 365. Advania som har 20 års erfaring fra samarbeid med advokatbransjen har beriket standard Dynamics 365 med spesifikk funksjonalitet, felter og betegnelser slik at løsningen nå dekker advokatfirmaenes behov uten at det skal være nødvendig med utvikling av tilpasninger.

Å velge Microsoft er i seg selv en trygghet ifølge Midbøe Bergman. Helgeby bekrefter dette:

Microsoft viser en god retning og har vært veldig dyktige i utviklingen av forretningsplattformen sin. Vi er et lite firma i en stor verden og bør i stor grad bruke standardløsninger. Det er viktig at vi kan gjøre dette og samtidig få tilgang til en så rik funksjonalitet som det løsningen gir.

Samarbeidet med Advania

Advokatfirmaet Hjort har hatt Advania som leverandør siden 2001.

Advania kjenner advokatbransjen og Advokatfirmaet Hjort godt, det gir en trygghet i prosjektet. De vet hvordan vi tenker og er gode ha med i samtaler.”, forteller Midbøe Bergman.

Helgeby sier samarbeidet er godt og basert på god innsikt i advokatbransjen. “Advania er en partner som vi kan utfordre, og som utfordrer oss. Samtidig er de lydhøre og konstruktive i diskusjonen om ønskede endringer er formålstjenlige. Vi er trygge på kompetansen Advania bringer til bordet, både teknisk og prosessuelt.”

Verdifullt med Proof of Concept

Før Advokatfirmaet Hjort tok beslutningen om å velge Advania Advokat 365 ble det gjennomført en Proof of Concept , en periode hvor en fungerende versjon av løsningen ble satt opp. “Det var viktig for oss å kunne få kjenne på en ekte løsning, det ga oss straks større forståelse for hvordan det nye systemet blir.”, forteller Midbøe Bergman, som er ansvarlig for den nye løsningen når den går i drift våren 2019.

Vår erfaring er det er viktig å bruke god tid til dialog med leverandøren i første fase av et prosjekt som dette. Selve eksekveringen skal og må være kort, men å forberede godt er vel anvendt tid. Vi bruker også godt med tid på testing.”.

Når det er sagt jobber Advokatfirmaet Hjort med smidig tilnærming og har arbeidet stegvis med nøkkelfunksjoner uten å lage en omfattende kravspesifikasjon. Når ny løsningen går i drift er det uten at alle nye funksjoner er aktivert.

Vi skal ha god drift fra dag én og vil heller skru på flere funksjoner etter hvert, når vi er modne for det.”, forteller økonomisjefen.

Ifølge Midbøe Bergman er det et stort potensial i løsningen, den inneholder mange muligheter som Advokatfirmaet Hjort hittil ikke har utforsket, men ser frem til å bli kjent med. Det største løftet sier hun er faktureringsprosessen som til nå har vært papirbasert og tungvint.

Både Midbøe Bergman og Helgeby forventer at Advania Advokat 365 er så intuitivt at de ansatte stort sett finner ut av bruken på egenhånd. Da blir det også enklere å støtte dem som virkelig trenger det.

Mye blir som før, bare mye enklere. Og vi får alt i en løsning. Jeg tror de fleste vil oppleve innføringen av nytt forretningssystem som en lettelse.”, avslutter direktør Helgeby.

Christopher J. Helgeby                                       

Grete Midbøe Bergman 

 

Les mer om Advania Advokat 365


Tilbake
Bilde med nyheter
Foto: Bård Ek