Power BI for UH-sektoren

Se ut frontruta, ikke i bakspeilet

Hvor mange midlertidig ansatte har vi? Hvordan er lønnsutviklingen hos stabsansatte? Hvor stor kvinneandel er det blant våre professorer? Hvor mange vil gå av med pensjon de nærmeste årene? Hva er gjennomsnittlig gjennomføringstid på mastergrad? Hvordan er fordelingen mellom antall vitenskapelige - og administrativt ansatte? Hvor mange menn under 30 år er ansatt siste år? På hvilke lokasjoner har vi flest stipendiater? Dette er bare et utvalg av spørsmål som kan besvares med et blikk på dashbordet. For Power BI gir visuell og lett forståelig innsikt i egen organisasjon slik situasjonen er i dag. Nettopp slik gir institusjonens data verdi - når de benyttes som grunnlag for å planlegge for i morgen.

Det er fint å jobbe i Excel, men dette er et dårlig verktøy for oversikt og presentasjon. Power BI presenterer detaljerte rapporter på en grafisk delikat måte. Enda viktigere er det at data slik kan benyttes som faktisk styringsverktøy og oppdatert grunnlag for relevante tiltak.

Rapportering på tradisjonelt vis, prosessert og sendt ut fra ledelsen er som å se i bakspeilet. Datagrunnlaget er allerede foreldet, økonomisk status er en måned gammel eller rekrutteringsstatus er fra forrige kvartal.

Det er tid for å fokusere minst like mye på å hente oppdaterte data ut, som å registrere korrekte data inn i systemene. Og data har universitet og høgskoler mye av. Derfor er det smart å dele elefanten opp i biter. Et dashbord tilgjengelig for alle ansatte har annet innhold enn dashbordet HR-direktør har tilgang til.

Trender og tiltak

Det aller viktigste er uansett å avklare hva man vil ha tak i. Fine grafiske fremstillinger til bruk i en årsrapport er lavt hengende frukt. Men enda viktigere er det å se data presentert som hjelper institusjonen å se trender og forstå hva som kommer. Er det økning i antall oppsigelser på en lokasjon kan tiltak for å beholde eller rekruttere iverksettes i tide. Er det svært lav andel menn på et fakultet kan dette tas tak i. Viser et institutt økonomiske overskridelser blir det synlig kan håndteres før det kommer ut av kontroll. Slik blir data til faktisk strategisk arbeid. Innsikt i egne data handler om nettopp dette - å planlegge for fremtiden, å kunne være mer i forkant.

Behov og hensikt?

Datagrunnlaget i løsningen hentes fra DBH. Advanias konsulenter vil utfordre til et gjennomtenkt oppsett av hva som skal presenteres på hvilke dasbord på respektive universitet og høgskole. Nøkkelen er å bygge en god datamodell med tydelig definerte rettigheter. For respektive dashbord, enten de skal presenteres på intranett, via mobilapp eller være begrenset for ledelsen - hva er det hensiktsmessig å visualisere? Hva skal institusjonen oppnå med å løfte frem typer av data? Hva er tanken bak prioriteringen? Mens noen vil presentere visuelt på egen webside vil andre være mest opptatt av Power BI som internt styringsverktøy. Avklaringen av mål og ønsket gevinst er avgjørende for å oppnå den verdien som er mulig å hente ut egne data i forståelig form.