Skal du migrere data? Da er du nødt til å prioritere de ansatte

Datamigrering kan bety alt fra små til store endringer i bedriften din. Et datamigreringsprosjekt kan fort mislykkes, og det er spesielt én fallgruve du bør være oppmerksom på, nemlig at det nye systemet ikke blir brukt. Hvis dette er tilfellet vil ikke prosjektet bare være forgjeves, men også bidra til å svekke virksomheten.

Husk at som IT-sjef er det ditt ansvar å sørge for at alle de ansatte har utstyret og tilgangen til de løsninger og verktøy de trenger for å gjøre jobben sin, i tillegg til at IT-systemer og data håndteres på en forsvarlig måte. Blir data migrert til et nytt system som ikke brukes vil ikke de ansatte kunne gjøre jobben sin på en effektiv måte.

Viktigheten av å prioritere riktig ved migrering av data

Det hjelper ikke å ha verdens beste løsning dersom den ikke blir brukt. Datamigrering handler ikke om teknologien du velger å bytte til eller dataene du flytter. Det handler om menneskene som skal ta i bruk teknologien og jobbe med dataene på nye måter.

Derfor mener vi at noe av det viktigste i et datamigreringsprosjekt er hvordan du velger å prioritere. Prioriteringene bør skje i denne rekkefølgen for at du skal ha størst sannsynlighet for å lykkes med prosjektet ditt:

• mennesker
• prosesser
• teknologi

Selve datamigreringen i seg selv er en teknisk prosess som er ganske rett frem. Men for at prosjektet skal lykkes, kreves det tid og kapasitet til å gjennomgå, evaluere og strukturere data før du gjennomfører en migrering. Det er vesentlig at de som skal bruke systemet får innsikt i mulighetene for å ta riktig valg, og at de involveres tidlig i prosessen. Her anbefaler vi at det settes opp et testmiljø eller en pilot hvor de involverte får en innføring i hva systemet tilbyr, og selv kan utforske alternative løsninger.

Sikkerhet er blant områdene som bør prioriteres, og en gjennomtenkt beslutning involverer vurderinger av sikkerhetsløsninger som tofaktorautentisering og labeling.

Ved å sette av tilstrekkelig tid, vil du også se det helhetlige bildet av datamigreringen, og forstå at det menneskelige aspektet må være absolutt hovedprioritet. Den tekniske prosessen kan være en ubetinget suksess, men dersom du ikke får med deg menneskene vil hele prosjektet mislykkes.

Vi liker å tenke på det på denne måten: Den eneste grunnen til at vi benytter IT er for at brukeren skal få en enklere og mer effektiv hverdag. Derfor må mennesker prioriteres først.

Så hvordan får du med deg de ansatte i bedriften? 

Å involvere, involverer, involverte, har involvert 

Involvér de ansatte – hele veien! Vær åpen og skap forståelse for hvorfor dere har valgt å gjøre som dere gjør.

Poenget med å inkludere det menneskelige aspektet ved datamigrering er enkelt og greit å forstå mennesket. Vi er gjerne sånn at vi ikke liker endringer, derfor er det viktig å kunne gi en klar motivasjon til endringen. Hvis de ansatte blir involvert hele veien vil de både forstå valget om nytt system, og i tillegg se en fordel med endringen. Dette vil øke motivasjonen for å omfavne endringen og den nye teknologien.

Det er viktig å involvere de ansatte i alle deler av prosjektet, og informere og kommunisere underveis i hele prosessen. Et konkret tips er å utpeke noen gode ambassadører som kan være pådrivere for endring, som kan motivere, hjelpe og hente inn tilbakemeldinger. Ambassadørene bør involveres tidlig og delta i prosjektet fra start til slutt. Dette vil gi deg nødvendig innsikt i hvordan løsningen skal bygges for å sikre brukeradopsjon, hjelpe deg å gjøre nødvendige justeringer og gi de beste forutsetningene for at det nye systemet faktisk blir tatt i bruk.

Ved å involvere de ansatte sikrer du en sømløs kombinasjon av tekniske prosesser og menneskelig brukeropplevelse.

Husk å involvere de ansatte i alle deler av prosjektet. De ansatte bør være involvert i alt fra forprosjektet og selve migreringsprosjektet, til onboarding til den nye måten å jobbe på. Dette vil gi deg viktig innsikt om hvordan løsningen skal bygges for å sikre brukeradopsjon, samt nyttig innsikt i hvordan det nye systemet skal brukes.

Ved å involvere de ansatte sikrer du en sømløs kombinasjon av tekniske prosesser og mennesker.

Endringsledelse – veien til suksess

Endring krever god ledelse, klarhet og åpenhet. For å lykkes med implementeringen av nye systemer og migrering av data til dette systemet må du sørge for at bedriften og brukerne innser verdien. Her spiller god endringsledelse en sentral rolle for å sikre gode resultater og adopsjon av ny teknologi. Klarer du ikke å etablere en overordnet forståelse av verdien ved migrering av data, ivaretar du heller ikke de menneskelige aspektene.

Slik kan du som leder gå frem for å skape forståelse for endringen:

• Belys dagens arbeidssituasjon og vis forståelse for hvordan dere jobber i dag.
• Involver relevante personer tidlig, sett av tid og del opp prosjektet i faser for å unngå en overflod av informasjon og endring.
• Vis verdien av en mer effektiv måte å jobbe på.
• Konkretiser hvordan endringen vil resultere i en større grad av effektivitet.

Det kan være utfordrende å ha det overordnede ansvaret i et IT-prosjekt. Å samarbeide med en IT-leverandør kan være en god løsning. Ikke bare vil det gi deg retningslinjer, ekspertise og ressurser, det er ofte også kostnadsbesparende fordi det gir en mer effektiv endringsprosess og høyere sannsynlighet for en vellykket gjennomføring og brukeropplevelse.

Les mer om våre 5 grunner til å outsource driften av IT.

Sørg for en god onboarding til det nye systemet

For å sikre en vellykket brukeradopsjon er det viktig med opplæring og å sørge for at de ansatte er motivert for å lære seg den nye teknologien. Som en del av prosjektfasen bør det gis opplæring til teknisk personell, ikke kun til sluttbruker. Det bør også innføres rutiner for hvordan de ansatte skal benytte systemet. Videre er det nødvendig å bestemme hvem som har eierstyring til systemet – er det intern IT-avdeling eller en IT-leverandør.

Kort fortalt: Det krever betydelig mer å få de ansatte til å bruke det nye systemet enn å sende en e-post på mandag morgen med emnefeltet: Nytt system, bruk det!

Her igjen: Involvér!

Vårt tips er å ikke gjøre dette til en langtekkelig prosess med lange og kjedelige opplæringsvideoer. Selv har vi god erfaring med såkalt Nanolearning – små tekst- eller videosnutter som fordeles utover en periode på en uke eller to. På denne måten unngår du følelsen av klasseromsundervisning. Denne typen opplæring motiverer de ansatte og har høy gjennomføringsprosent. De færreste vil rynke på nesen av å starte dagen med en opplæringssekvens på et par minutter.

Bonustips for å få gjennomslag for migreringsprosjektet ditt

Det kan være vanskelig å sette i gang med et migreringsprosjekt, og det må alltid forankres på ledelsesnivå. Et enkelt tips: Finn ut hvilke lisenser du betaler for i dag og hva dette innebærer, og kartlegg dine behov og utfordringer. Ofte er vi i kontakt med selskaper som eksempelvis betaler dobbelt opp fordi de har datalagringsplass inkludert i lisensene de allerede betaler for. I tillegg betaler de ofte for serverlagring eller annen lokal lagring.

Synliggjør gevinsten som allerede ligger i lisensene dere betaler for. Forslag som gir besparelser faller ofte i god jord hos ledelsen. I tillegg er det fort gjort å finne ut om du kan kutte ut en eller flere lagringsteknologier dersom dere allerede har det inkludert i eksisterende lisenser.